Trong số các hoạt động kế toán, kế toán mua hàng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc mua hàng và quản lý chi phí liên quan đến mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và sự cạnh tranh trên thị trường. Các công tác kế toán mua hàng đòi hỏi sự chính xác, tinh tế và sự hiểu biết sâu rộng về quy trình mua sắm, quản lý hợp đồng và theo dõi chi phí. Do đó, trong bài viết này, bạn hãy cùng Phần mềm kế toán Safebooks đi sâu vào khám phá tầm quan trọng và những điểm nguyên tắc của kế toán mua hàng.
Kế toán mua hàng là gì?
Kế toán mua hàng là việc ghi chép các giao dịch mua sắm. Ngoài ra đó còn là một quá trình toàn diện đảm bảo rằng mỗi bước trong chuỗi cung ứng được theo dõi, kiểm tra và giám sát một cách chặt chẽ.
- Đây là lĩnh vực chịu trách nhiệm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện tốt kế hoạch mua hàng từ việc lựa chọn nguồn hàng, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp đến việc theo dõi từng đơn đặt hàng và tình hình thanh toán.
- Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, kế toán mua hàng đã trở thành một yếu tố then chốt, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, quản lý lưu lượng tiền mặt và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.
- Đặc biệt, việc mua vật tư và hàng hóa phục vụ cho sản xuất và kinh doanh cũng như việc thuê mua các dịch vụ như điện, nước, viễn thông, đều cần được quản lý một cách chặt chẽ thông qua hệ thống kế toán mua hàng.
Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động mua sắm của doanh nghiệp diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Mỗi khi doanh nghiệp tiến hành mua hàng, nhiệm vụ của kế toán mua hàng là phải thực hiện một loạt công việc và nhiệm vụ cụ thể:
- Tiếp nhận hóa đơn: Khi hàng về, kế toán mua hàng cần kiểm tra hóa đơn, đảm bảo thông tin chính xác và tuân thủ các quy định pháp lý. Trong trường hợp hàng về nhưng chưa có hóa đơn, kế toán mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để xác định giá và thời gian cung cấp hóa đơn.
- Thực hiện thủ tục nhập kho: Kế toán mua hàng cần so sánh số lượng và chất lượng hàng hóa với hóa đơn, lập phiếu nhập kho và ghi chép số hàng mua vào thẻ kho.
- Thanh toán: Dựa vào hình thức thanh toán, kế toán mua hàng sẽ lập phiếu chi, Ủy nhiệm chi hoặc ghi chép vào sổ khi thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ: Một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán mua hàng là lưu trữ và bảo quản hợp đồng, đơn hàng, chứng từ mua hàng và các tài liệu liên quan khác.
- Cập nhật và báo cáo: Hàng ngày, kế toán mua hàng cần cập nhật, ghi chép và phản ánh kịp thời các giao dịch mua hàng. Họ cũng cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với thủ kho và thực hiện các báo cáo chi tiết về hoạt động mua hàng.
Khám phá: Các cách tối ưu nhất để quản lý hóa đơn điện tử
Xác định thời điểm mua hàng
Trong quá trình kế toán mua hàng, việc xác định chính xác thời điểm mua hàng là yếu tố quan trọng, bởi nó quyết định quyền sở hữu và trách nhiệm liên quan đến hàng hóa giữa hai bên mua và bán. Điểm này không chỉ là thời gian chuyển giao hàng hóa, mà còn là thời điểm chuyển giao trách nhiệm và rủi ro liên quan đến hàng hóa.
Khi mua hàng theo phương thức giao trực tiếp, sau khi hợp đồng được ký kết, bên mua sẽ cử cán bộ thu mua đến kho của bên bán để nhận hàng. Thời điểm này, khi thủ tục giao nhận hàng hoàn tất và bên mua đã thanh toán hoặc đồng ý thanh toán tiền hàng, được coi là thời điểm chính thức mua hàng.
Trong trường hợp mua hàng theo phương thức chuyển hàng, bên bán sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến kho của bên mua hoặc một địa điểm đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Thời điểm mua hàng trong trường hợp này được xác định khi bên mua hoàn tất việc nhận hàng và đã thanh toán hoặc đồng ý thanh toán tiền hàng.
Như vậy, thời điểm mua hàng không chỉ dựa vào việc giao nhận hàng hóa mà còn phụ thuộc vào việc thanh toán và các điều khoản trong hợp đồng mua bán. Điều này đảm bảo rằng mọi giao dịch mua hàng đều tuân thủ đúng theo quy định và tránh xảy ra tranh chấp giữa hai bên.
Hướng dẫn cách xác định giá trị hàng mua
Trong lĩnh vực kế toán, việc xác định giá trị thực tế của hàng hóa nhập kho đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về giá trị tài sản của mình.
Để xác định giá trị này, kế toán cần dựa vào công thức:
Giá trị thực tế = Giá trị trên hóa đơn + Thuế không được hoàn lại + Chi phí thu mua – Các khoản giảm trừ.
Cụ thể, Giá trị trên hóa đơn có thể được tính theo hai phương pháp: khấu trừ và trực tiếp. Trong đó, giá theo phương pháp khấu trừ chưa bao gồm thuế GTGT, còn giá theo phương pháp trực tiếp đã bao gồm thuế GTGT.
Chi phí thu mua bao gồm nhiều khoản như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm và các chi phí khác liên quan đến việc thu mua hàng hóa.
Thuế không được hoàn lại gồm các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT hàng nhập khẩu (trong trường hợp không được khấu trừ).
Các khoản giảm trừ bao gồm giảm giá hàng mua do không đạt chất lượng, chiết khấu thương mại cho số lượng hoặc giá trị lớn,= và giá trị hàng mua nhưng đã trả lại do không đáp ứng yêu cầu.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp mua hàng có kèm sản phẩm hoặc phụ tùng thay thế, kế toán cần phải xác định và ghi nhận riêng giá trị của chúng. Giá trị nhập kho cho hàng hóa này sẽ được tính sau khi đã trừ giá trị của sản phẩm hoặc phụ tùng kèm theo.
Như vậy, việc xác định giá trị hàng mua đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác từ phía kế toán, đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận đúng và đầy đủ.
Cách định khoản nghiệp vụ kế toán mua hàng
| Nghiệp vụ | Nợ | Có |
| Mua vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa về nhập kho chưa thanh toán | – TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu- TK 153 – Công cụ, dụng cụ- TK 156 – Hàng hoá | – TK 331 – Phải trả người bán |
| Phát sinh chi phí thu mua trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc tạm ứng | – TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu- TK 153 – Công cụ, dụng cụ- TK 156 – Hàng hoá | – TK 111, 112, 141 |
| Mua vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng | – TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu- TK 153 – Công cụ, dụng cụ- TK 156 – Hàng hoá- TK 211 – TSCĐ hữu hình | – TK 111, 112 |
| Chi phí bán hàng phát sinh | – TK 64 1 – Chi phí bán hàng | – TK 334 – Phải trả công nhân viên- TK 338 – Phải trả phải nộp khác- TK 152 – Nguyên liệu vật liệu- TK 153 – Công cụ dụng cụ- TK 142 – Chi phí trả trước- TK 214 – Hao mòn TSCĐ- TK 331 – Phải trả người bán- TK 111 – Tiền mặt- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng- TK 335 – Chi phí phải trả |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh | – TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp | – TK 334 – Phải trả công nhân viên- TK 338 – Phải trả phải nộp khác- TK 152 – Nguyên liệu vật liệu- TK 153 – Công cụ dụng cụ- TK 142 – Chi phí trả trước- TK 214 – Hao mòn TSCĐ- TK 331 – Phải trả người bán- TK 111 – Tiền mặt- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng- TK 335 – Chi phí phải trả |
| Xuất kho hàng hóa để gửi đi bán theo phương thức gửi bán | – TK 157 – Hàng gửi đi bán | – TK 156 – Hàng hoá |
| Hàng gửi đi bán đã bán được | – TK 111 – Tiền mặt- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng- TK 131 – Phải thu của khách hàng- TK 632 – Giá vốn hàng bán | – TK 511 – Doanh thu bán hàng- TK 157 – Hàng gửi đi bán |
| Xuất bán hàng hóa theo phương thức trực tiếp | – TK 111 – Tiền mặt- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng- TK 131 – Phải thu của khách hàng- TK 632 – Giá vốn hàng bán | – TK 511 – Doanh thu bán hàng- TK 157 – Hàng gửi đi bán |
| Chấp nhận chiết khấu thanh toán do khách hàng thanh toán tiền đúng hạn nên được hưởng chiết khấu | – TK 111 – Tiền mặt- TK 112 – Tiền gửi ngân hàng | – TK 131 – Phải thu của khách hàng |
| Giảm giá hàng bán cho khách hàng | – TK 532 – Giảm giá hàng bán | – TK 131 – Phải thu của khách hàng |
| Nhập kho hàng bị trả lại | – TK 531 – Hàng bán bị trả lại- TK 156 – Hàng hoá | – TK 131 – Phải thu của khách hàng- TK 632 – Giá vốn hàng bán |
| Phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng hóa đã bán | – TK 632 – Giá vốn hàng bán | – TK 156 – Hàng hóa – phần chi phí thu mua |
| Kết chuyển chiết khấu và giảm giá bán hàng | – TK 511 – Doanh thu bán hàng | – TK 52 1 – Chiết khấu bán hàng- TK 532 – Giảm giá hàng bán- TK 531 – Hàng bán bị trả lại |
| Kết chuyển doanh thu thuần | – TK 511 – Doanh thu bán hàng | – TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh |
| Kết chuyển giá vốn hàng bán | – TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh | – TK 632 – Giá vốn hàng bán |
| Kết chuyển chi phí bán và chi phí quản lý | – TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh | – TK 641 – Chi phí bán hàng- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp |
| Kết chuyển lãi | – TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh | – – TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh |
| Kết chuyển lỗ | – TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối | – TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh |
Kết bài
Safebooks hy vọng bài viết này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của kế toán mua hàng trong kinh doanh và làm thế nào để thực hiện các nghiệp vụ này một cách hiệu quả.
Có thể bạn quan tâm “Top 7 phần mềm kế toán bán hàng phổ biến nhất hiện nay”