Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, chúng ta không thể nào tránh khỏi các sai sót dẫn đến việc hủy hóa đơn. Tuy nhiên, không phải kế toán viên nào cũng nắm rõ các quy định về việc hủy hóa đơn là như thế nào. Dưới bài viết này, Safebooks xin chia sẻ đến Quý Anh/Chị các trường hợp hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2023, mời mọi người cùng tham khảo nhé!
1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ vào Khoản 10 Điều 3 thuộc NĐ 123/2020 NĐ-CP, hành động hủy hóa đơn điện tử được hiểu là việc tiến hành xử lý các hóa đơn không còn giá trị sử dụng nữa.
Tuy nhiên, phương thức hủy hóa đơn điện sẽ khác với tiêu hủy hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Khoản 11 Điều 3 thuộc NĐ 123/2020 NĐ-CP tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là phương thức xử lý hóa đơn, chứng từ điện tử xóa bỏ hoàn toàn trên hệ thống thông tin, cũng như không thể truy cập lại và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ điện tử đã được xóa bỏ hoàn toàn.
2. Tổng hợp các trường hợp hủy hóa đơn điện tử 2023
Trường hợp 1:
“Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử do bên bán phát hiện hóa được cấp mã của CQT chưa gửi cho bên mua có sai sót. Thì bên bán cần thông báo với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT thuộc Phụ lục IA được ban hành kèm theo NĐ 123/2020 NĐ-CP về việc hủy HĐĐT đã cấp mã có sai sót và lập hóa đơn mới, bao gồm ký số gửi CQT nhằm cấp mã mới thay thế cho hóa đơn đã lập nhằm gửi cho bên mua. Đồng thời phía CQT sẽ tiến hành hủy HĐĐT đã cấp mã có sai sót trước đó lưu trên hệ thống của CQT.”
Trường hợp 2:
Trường hợp bên bán lập HĐĐT khi thanh toán trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ theo quy định của khoản 2 Điều 9 thuộc NĐ 123/2020/NĐ-CP nhưng phát sinh hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ.
Thì bên bán cần tiến hành hủy HĐĐT đã khởi lập và thông báo cho CQT về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT thuộc Phụ lục IA ban hành kèm theo NĐ 123/2020/NĐ-CP.
Về quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử, căn cứ vào khoản 2 Điều 9 thuộc Nghị định 123/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử của cung cấp dịch vụ là thời điểm mà bên bán hoàn thành quá trình cung cấp dịch không phân biệt đã thanh toán hay chưa.
Trường hợp 3:
Trường hợp bên cung cấp dịch vụ có thanh toán trước hoặc trong quá trình cung cấp thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là mốc thanh toán (Không bao gồm trường hợp đặt cọc hay tạm ứng nhằm đảm bảo quy trình hợp động cung cấp các dịch vụ như: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; Thẩm định giá; Khảo sát, thiết kế kỹ thuật; Tư vấn giám sát và lập dự án đầu tư xây dựng).
3. Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Đối với trường hợp cảnh báo
Tiến hành hủy HĐĐT quá thời hạn trong khoảng 1 đến 5 ngày làm việc (Kể từ ngày hết hạn) theo đúng quy định hay không để có tình tiết giảm nhẹ.
Trường hợp phạt từ 2 đến 4 triệu đồng
- Tiến hành hủy hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc không còn giá trị sử dụng.
- Không tiến hành hủy các hóa đơn đã được phát hành nhưng chưa lập hoặc không còn giá trị sử dụng, và hóa đơn mua của CQT đã hết hạn sử dụng.
- Quá thời hạn hủy, tiêu hủy từ 1 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn cần hủy hóa đơn theo đúng quy định (Trừ trường hợp 1).
Trường hợp phạt từ 4 đến 8 triệu đồng
- Quá thời hạn hủy, tiêu hủy từ ngày 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết hạn cần hủy hóa đơn theo đúng quy định.
- Không tiến hành hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Pháp luật.
- Không tiến hành hủy HĐĐT khi có sai sót sau khi hết hạn CQT thông báo cho bên bán về việc kiểm tra lỗi sai sót.
- Quá trình hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn điện tử không quy trình, thủ tục theo quy định của Pháp luật.
Bên cạnh các trường hợp vi phạm bị phạt tiền, thì còn có một số trường hợp khác buộc phải hủy HĐĐT đã phát thành theo đúng quy định.
4. Tổng kết
Trên đây là các trường hợp hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2023 mà Safebooks muốn chia sẻ đến Quý Anh/Chị. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp Quý Anh/Chị thu thập được nhiều thông tin bổ ích và hiệu quả trong việc hủy hóa đơn.