Thông tư 91/2026/TT-BTC là văn bản quan trọng hướng dẫn thực hiện các quy định về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Văn bản có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, quy định cụ thể về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn, xử lý hóa đơn sai sót, ủy nhiệm lập hóa đơn và một số nội dung liên quan đến chứng từ điện tử. Doanh nghiệp cần nắm rõ những điểm này để rà soát quy trình kế toán, cập nhật phần mềm và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
1. Thông tư 91/2026/TT-BTC là gì?
Thông tư 91/2026/TT-BTC là văn bản của Bộ Tài chính hướng dẫn Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế toàn bộ hướng dẫn trước đây tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Thông tư gồm 5 chương, 25 điều và 5 phụ lục. Nội dung tập trung vào việc đăng ký, sử dụng, quản lý và xử lý hóa đơn điện tử; quản lý chứng từ điện tử; các trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn; ủy nhiệm lập hóa đơn; cùng một số quy định về khen thưởng người tiêu dùng cung cấp thông tin vi phạm hóa đơn.
=> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Các mẫu số và cách đọc ký hiệu mới nhất
1.1. Thông tin cơ bản về Thông tư 91/2026/TT-BTC
| Nội dung | Thông tin |
| Số hiệu | 91/2026/TT-BTC |
| Cơ quan ban hành | Bộ Tài Chính |
| Ngày ban hành | 30/06/2026 |
| Ngày có hiệu lực | 01/07/2026 |
| Phạm vi điều chỉnh | Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và các nội dung liên quan theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
| Văn bản liên quan | Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15; Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Công văn 4831/CT-CS ngày 15/7/2026 của Cục Thuế giới thiệu các điểm mới |
| Cấu trúc | 5 Chương, 25 Điều khoản, 5 Phụ lục |
1.2. Thông tư 91/2026/TT-BTC áp dụng cho những đối tượng nào?
Thông tư mới này có liên quan đến tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các chủ thể tham gia đăng ký, sử dụng, lập, quản lý hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử theo quy định pháp luật.
Ngoài ra, văn bản còn quy định các nội dung liên quan đến cơ quan thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Tùy theo loại hình hoạt động và nghiệp vụ phát sinh, mỗi đối tượng cần xác định đúng quy định áp dụng cho mình, thay vì mặc định mọi điều khoản đều áp dụng giống nhau.
2. 8 nội dung đáng chú ý tại Thông tư 91/2026/TT-BTC
Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn nhiều nội dung về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Dưới đây là 8 nhóm quy định doanh nghiệp nên ưu tiên rà soát trong hoạt động kế toán và quản lý thuế.
2.1. Cập nhật quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử
Cập nhật quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử thuộc Điều 4 của Thông tư. Ký hiệu hóa đơn điện tử giúp nhận diện loại hóa đơn và các thông tin liên quan đến việc lập hóa đơn. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn và mẫu hóa đơn điện tử tham khảo tại Phụ lục I.
Khi kiểm tra ký hiệu hóa đơn, kế toán cần phân biệt hai nội dung:
- Ký hiệu mẫu số: Phản ánh loại hóa đơn điện tử theo quy định tại phụ lục. Quy định chi tiết về ký hiệu mẫu số hóa đơn, trước đây nằm tại điểm a khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, nay được chuyển sang Phụ lục I của Thông tư 91. Kế toán cần lưu ý tra Phụ lục I khi xác định cấu trúc ký hiệu mẫu số.
- Ký hiệu hóa đơn: Đây là thông tin dùng để nhận diện hóa đơn theo cấu trúc và quy tắc được quy định trong văn bản. Trước đây quy định chi tiết về kỳ hiệu hóa đơn nằm ở điểm b, khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, hiện tại đã được quy định tại Phụ lục I của Thông tư 91. Doanh nghiệp đang sử dụng ký hiệu đã đăng ký nên đối chiếu lại để bảo đảm vẫn phù hợp với cấu trúc mới.
- Những trường hợp doanh nghiệp cần lưu ý khi lập hóa đơn:
- Kiểm tra loại hóa đơn đang sử dụng có phù hợp với hoạt động và phương pháp tính thuế hay không.
- Đối chiếu ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn trên phần mềm với quy định tại Phụ lục I.
- Rà soát các mẫu hóa đơn được cấu hình sẵn, đặc biệt khi cập nhật hệ thống hoặc thay đổi nghiệp vụ.
- Kiểm tra hóa đơn mẫu trước khi phát hành chính thức để phát hiện lỗi cấu hình.
=> Xem thêm: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: quy định và cách dùng
2.2. Thay đổi quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Trường hợp ngừng sử dụng
Điều 8 của Thông tư 91/2026/TT-BTC liệt kê 11 trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Các trường hợp tiêu biểu gồm:
- Mã số thuế bị chấm dứt hiệu lực hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Tạm ngừng kinh doanh hoặc không còn đủ điều kiện kinh doanh đối với ngành nghề có điều kiện.
- Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Dùng hóa đơn để bán hàng nhập lậu, hàng giả, hàng cấm hoặc lập hóa đơn khống.
- Không cập nhật thông tin đăng ký thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế.
- Thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn.
Việc ngừng sử dụng hóa đơn có thể liên quan đến tình trạng hoạt động của người nộp thuế, việc thực hiện nghĩa vụ quản lý thuế hoặc trường hợp cơ quan thuế xác định người nộp thuế có rủi ro cao và yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin theo quy định.
Trình tự xử lý
- Cách xử lý ban đầu: Tùy từng trường hợp, hệ thống thông tin quản lý thuế có thể tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn, hoặc cơ quan thuế gửi thông báo để người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin trước khi quyết định.
- Thời hạn giải trình: Hiện là 03 ngày làm việc, tăng so với mức 02 ngày trước đây.
- Thông báo ngừng sử dụng: Nếu sau thông báo lần hai người nộp thuế vẫn không chứng minh được việc dùng hóa đơn đúng quy định, cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng. Thông báo này cũng được gửi đến bên nhận ủy nhiệm để bên đó dừng lập hóa đơn thay người bán.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025: Nếu thông tin đăng ký thuế của người đại diện không khớp hoặc chưa đầy đủ so với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan thuế yêu cầu bổ sung trong 10 ngày làm việc. Quá hạn này, hóa đơn điện tử sẽ bị tạm ngừng.
- Khôi phục quyền sử dụng hóa đơn: Người nộp thuế được khôi phục khi đáp ứng điều kiện, chẳng hạn mã số thuế được khôi phục, hoạt động kinh doanh trở lại, quyết định cưỡng chế hết hiệu lực hoặc không còn thuộc diện rủi ro cao.
- Đơn vị thuộc diện rủi ro cao: Cơ quan thuế thông báo để chuyển sang hóa đơn điện tử có mã trong 10 ngày làm việc. Sau 12 tháng, đơn vị có thể đề nghị quay lại dùng hóa đơn không có mã.
- Tiêu chí xác định rủi ro cao: Một tiêu chí là trụ sở đăng ký tại căn hộ chung cư, trừ phần diện tích được phép dùng cho mục đích kinh doanh theo quy định.
Điểm doanh nghiệp cần kiểm tra để tránh sai sót
- Theo dõi thông báo từ cơ quan thuế và tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Kiểm tra việc kê khai, đăng ký thuế và thông tin pháp lý của đơn vị.
- Chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu giao dịch để giải trình khi được yêu cầu.
- Không tiếp tục lập hóa đơn khi thuộc trường hợp bị ngừng sử dụng theo thông báo hoặc quy định có liên quan.
- Xác định điều kiện và thủ tục để được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử khi nguyên nhân ngừng sử dụng đã được xử lý.
2.3. Điều chỉnh quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn
Trường hợp được ủy nhiệm
Doanh nghiệp có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba đáp ứng điều kiện lập hóa đơn điện tử thay cho mình, miễn đảm bảo điều kiện cả hai bên đều không thuộc diện bị ngưng hay tạm ngừng sử dụng hóa đơn. Thông tư 91 cũng bổ sung việc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế, kể cả tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử hay tổ chức khác.
Trách nhiệm của các bên
Khi thực hiện ủy nhiệm việc lập hóa đơn, các doanh nghiệp cần chú trọng về trách nhiệm của mỗi bên:
- Việc ủy nhiệm phải lập thành văn bản, nêu thông tin hai bên, loại hóa đơn được ủy nhiệm, mục đích và thời gian thực hiện.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm cung cấp cho bên nhận ủy nhiệm tên, địa chỉ, mã số thuế và xác nhận thuộc đối tượng dùng hóa đơn điện tử theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Tổ chức kinh tế nhận ủy nhiệm thông báo danh sách hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn đúng nghiệp vụ phát sinh, phù hợp phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của bên ủy nhiệm và ký số trên hóa đơn.
- Hai bên công khai thông tin ủy nhiệm trên website hoặc phương tiện thông tin đại chúng.
Lưu ý khi thực hiện ủy nhiệm
Việc ủy nhiệm được xem là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn, do đó cần thông báo với cơ quan thuế trước khi triển khai. Cả hai bên cũng cần lưu giữ đầy đủ văn bản ủy nhiệm để cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Đồng thời hai bên cần theo dõi chéo tình trạng sử dụng hóa đơn của nhau, bởi khi một bên thông báo ngừng sử dụng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến bên còn lại.
2.4. Bổ sung cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Theo khoản 1 Điều 10, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán xử lý theo một trong ba phương thức tùy nội dung sai. Phương thức thứ nhất yêu cầu chỉ cần thông báo, áp dụng khi sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa ghi trên hóa đơn. Khi đó người bán báo cho người mua, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn. Tuy nhiên quy định cũ chỉ cho phép cách này với sai sót về tên, địa chỉ người mua, nên phạm vi mới rộng hơn. Hai phương thức còn lại là điều chỉnh và thay thế.
Khi nào cần điều chỉnh hóa đơn?
Người bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh khi sai các nội dung ảnh hưởng nghĩa vụ thuế như mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh cho hóa đơn nào, bao gồm mẫu số, ký hiệu, số và ngày lập tương ứng của hóa đơn gốc. Phần giá trị điều chỉnh tăng ghi số dương, phần điều chỉnh giảm ghi số âm.
Bên cạnh đó, Thông tư cũng hướng dẫn riêng một số nghiệp vụ thường gặp như
- Trả lại hàng hóa: người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
- Chiết khấu thương mại: điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối hoặc kỳ tiếp theo, kèm bảng kê các hóa đơn liên quan.
- Hoàn phí bảo hiểm, giảm phí hoặc giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm: lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên hóa đơn đã lập trước đó.
=> Xem thêm: Hủy hóa đơn điện tử: phân biệt hủy, tiêu hủy, điều chỉnh, thay thế
Khi nào cần thay thế hóa đơn?
Thay thế hóa đơn là phương án người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay cho hóa đơn đã lập sai, trong các trường hợp được quy định tại Điều 10 Thông Tư 91.
Trước khi lập hóa đơn thay thế, kế toán cần xác định hóa đơn gốc, nội dung sai, thông tin cần sửa và yêu cầu thể hiện trên hóa đơn mới. Việc thay thế phải được thực hiện theo đúng quy trình áp dụng cho loại hóa đơn và nghiệp vụ phát sinh.
Doanh nghiệp không nên tự động lựa chọn thay thế chỉ vì có sai sót mà cần đọc đúng quy định cho từng trường hợp, đặc biệt với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
Một số lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Thông thư 91 phân biệt rõ ràng trường hợp sai sót nhỏ về thông tin và các trường hợp sai các nội dung quan trọng trên hóa đơn.
- Sai tên, địa chỉ hoặc số tiền bằng chữ nhưng không sai các nội dung trọng yếu: Người bán thông báo cho người mua và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III; trường hợp này không phải lập lại hóa đơn theo quy định tương ứng.
- Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa: Cần xem xét phương án điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, trừ trường hợp có hướng dẫn riêng.
- Hóa đơn thuộc trường hợp đặc thù: Hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng có quy định xử lý riêng trong những trường hợp được nêu tại Điều 10.
Sau khi xử lý, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, thông báo với người mua và hồ sơ liên quan. Đồng thời, kế toán thực hiện kiểm tra việc phản ánh nghiệp vụ trên sổ sách và dữ liệu kê khai để bảo đảm thông tin nhất quán.
Ví dụ: Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng các nội dung trọng yếu như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa không sai, người bán cần thực hiện thông báo theo hướng dẫn thay vì mặc định lập hóa đơn mới. Nếu sai số tiền hoặc thuế suất, cần đánh giá phương án điều chỉnh hoặc thay thế trước khi xử lý.
2.5. Cập nhật ký hiệu đối với chứng từ điện tử
Bên cạnh hóa đơn điện tử, Thông tư 91/2026/TT-BTC còn quy định về đăng ký, định dạng, xử lý và ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ điện tử. Đây là nhóm nội dung doanh nghiệp cần quan tâm khi quản lý chứng từ phục vụ nghiệp vụ thuế và kế toán.
Chứng từ điện tử không đồng nhất với hóa đơn điện tử. Mỗi loại có chức năng, nội dung và quy tắc lập riêng. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng ký hiệu hoặc quy trình của hóa đơn cho mọi loại chứng từ điện tử.
Khi rà soát hệ thống, kế toán cần:
- Xác định những loại chứng từ điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.
- Kiểm tra ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ theo phụ lục tương ứng.
- Đối chiếu định dạng và các trường thông tin bắt buộc.
- Kiểm tra quy trình lưu trữ, tra cứu và xử lý chứng từ đã lập.
- Cập nhật hướng dẫn nội bộ khi biểu mẫu hoặc quy trình thay đổi.
Về xử lý chứng từ sai sót, nếu chứng từ chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, tổ chức lập chứng từ gửi thông báo theo Mẫu 04/SS-CTĐT cho bên nhận mà không cần lập lại. Các trường hợp sai khác thì lập chứng từ thay thế. Vì vậy doanh nghiệp nên rà soát cả quy trình cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động, không chỉ tập trung vào hóa đơn đầu ra.
2.6. Thay đổi mẫu hồ sơ đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử
Thông tư ban hành kèm 5 phụ lục. Từ phụ lục I đến IV là các biểu mẫu, hồ sơ và định dạng bắt buộc, còn phụ lục V bao gồm các mẫu hóa đơn, biên lai điện tử mang tính tham khảo. Một số mẫu doanh nghiệp thường dùng bao gồm:
- Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: đăng ký lần đầu hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, kể cả khi bắt đầu hoặc thay đổi ủy nhiệm.
- Mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT: đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.
- Mẫu 04/SS-HĐĐT: thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai.
- Mẫu 01/BK-ĐCTT: bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai.
- Mẫu 06/ĐN-PSĐT: đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.
- Mẫu 02/HUY-HĐBLG: thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy.
- Mẫu 01/GTGT-TKHT: hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, gồm phần do doanh nghiệp bán hàng lập, phần do cơ quan hải quan lập và phần do ngân hàng đại lý hoàn thuế lập.
=> TẢI VỀ MIỄN PHÍ ĐẦY ĐỦ CÁC BIỂU MẪU CHI TIẾT TẠI ĐÂY
Về quy trình đăng ký thay đổi, trong vòng 01 ngày làm việc sau khi nhận hồ sơ, hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin của người đại diện với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống định danh, xác thực điện tử, bao gồm cả sinh trắc học.
Trong trường hợp thông tin không khớp, hồ sơ sẽ hiển thị trạng thái bị từ chối kèm chỉ rõ thông tin cần sửa. Ngược lại, nếu thông tin khớp, người nộp thuế tiến hành xác nhận qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc kế tiếp.
Với hồ sơ cần giải trình, thời hạn là 03 ngày làm việc và có thể thực hiện bằng phương thức điện tử.
2.7. Bổ sung quy định về khen thưởng người tiêu dùng cung cấp thông tin vi phạm hóa đơn
Đối tượng được khen thưởng
Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn việc khen thưởng người tiêu dùng cung cấp thông tin về hành vi người bán không lập và giao hóa đơn điện tử theo quy định. Nội dung này góp phần khuyến khích người mua lấy hóa đơn và nâng cao tính minh bạch trong giao dịch.
Hình thức và nguyên tắc khen thưởng
Sau khi nhận được thông tin phản ánh, cơ quan thuế tiếp nhận, phân loại, kiểm tra và xác minh thông tin. Việc khen thưởng được quyết định sau khi có kết luận kiểm tra hoặc quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Bên cạnh đó, Thông tư còn quy định biện pháp khuyến khích người mua lấy hóa đơn, trong đó có chương trình hóa đơn may mắn hằng tháng và cuối năm, trao thưởng bằng tiền cho hóa đơn có người mua là người tiêu dùng.
Việc quản lý, sử dụng kinh phí
Kinh phí sử dụng do ngân sách nhà nước bảo đảm trong dự toán chi thường xuyên hằng năm. Mức kinh phí cho mục đích khuyến khích người mua lấy hóa đơn không quá 150 tỷ đồng mỗi năm.
2.8. Quy định chuyển tiếp đối với hóa đơn giấy
Theo khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2026, hóa đơn đặt in do cơ quan thuế phát hành sẽ hết giá trị sử dụng. Cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh còn hóa đơn loại này chưa dùng hết phải tiêu hủy theo trình tự, thủ tục tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, và thông báo kết quả bằng Mẫu 02/HUY-HĐBLG. Thông tư cũng hướng dẫn trình tự tiêu hủy biên lai giấy và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia bằng giấy.
Trong giai đoạn chuyển tiếp, doanh nghiệp nên lưu ý ba điểm.
- Thứ nhất, kiểm kê số hóa đơn giấy còn tồn và lập hồ sơ tiêu hủy đúng mẫu.
- Thứ hai, không đưa hóa đơn đặt in của cơ quan thuế vào sử dụng trở lại.
- Thứ ba, các hóa đơn đã lập trước ngày 01/7/2026 nếu phát sinh sai sót vẫn xử lý theo quy định chuyển tiếp của Thông tư.
=> Xem thêm: Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử: thủ tục và quy định từ 01/7/2026
3. Doanh nghiệp cần làm gì khi Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực?
Thông tư 91 đã được áp dụng chính thức từ 01/07/2026, do đó việc các doanh nghiệp cần làm lúc này là rà soát và hoàn thiện những nội dung còn sai lệch so với quy định mới.
3.1. Rà soát quy trình lập và xử lý hóa đơn
Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ quy trình từ khi phát sinh giao dịch, lập hóa đơn, gửi hóa đơn cho người mua đến khi lưu trữ và hạch toán dữ liệu.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên xây dựng hướng dẫn nội bộ cho các tình huống thường gặp như sai thông tin người mua, sai số tiền, sai thuế suất, lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh hóa đơn hoặc ngừng sử dụng hóa đơn. Hướng dẫn cần nêu rõ ai là người chịu trách nhiệm, những hồ sơ cần lưu và cách đối chiếu dữ liệu sau xử lý như thế nào.
=> Xem thêm: Quản lý hóa đơn trong doanh nghiệp: quy trình, lưu trữ và rủi ro cần tránh
3.2. Kiểm tra mẫu và ký hiệu hóa đơn đang sử dụng
Kế toán cần đối chiếu các mẫu hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn trên hệ thống với các nội dung được đề cập tại Phụ lục I của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc nhiều loại hóa đơn, việc kiểm tra nên được triển khai theo từng đơn vị và nghiệp vụ. Cách làm này sẽ giúp nhà quản trị giúp phát hiện trường hợp một bộ phận vẫn sử dụng mẫu cấu hình cũ trong khi bộ phận khác đã cập nhật.
3.3. Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp nên làm việc với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để xác nhận hệ thống đã cập nhật theo các yêu cầu liên quan đến quy định hiện hành
Các nội dung cần kiểm tra bao gồm:
- Mẫu và ký hiệu hóa đơn được cấu hình theo đúng quy định.
- Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế và thông báo sai sót.
- Khả năng tra cứu hóa đơn gốc và hóa đơn xử lý liên quan.
- Biểu mẫu đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn.
- Việc lưu trữ và xuất dữ liệu phục vụ đối chiếu, kiểm tra.
3.4. Hướng dẫn bộ phận kế toán về các thay đổi mới
Doanh nghiệp có thể tổ chức phổ biến nội dung của Thông tư cho kế toán, nhân viên bán hàng, nhân sự phụ trách xuất hóa đơn và các bộ phận liên quan. Nội dung hướng dẫn cần tập trung vào tình huống thực tế, đặc biệt là phân biệt trường hợp cần thông báo sai sót với trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn; kiểm tra thông tin trước khi phát hành; cũng như trách nhiệm khi thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn.
Sau thời gian đào tạo, doanh nghiệp có thể sử dụng danh sách kiểm tra nghiệp vụ để đánh giá mức độ nắm bắt của cán bộ nhân viên và cập nhật hướng dẫn khi có văn bản mới.
4. Phần mềm kế toán cần đáp ứng gì theo Thông tư 91/2026/TT-BTC?
Thông tư 91/2026/TT-BTC đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Do đó, một phần mềm kế toán được cập nhật các chức năng phù hợp sẽ hỗ trợ kế toán hiệu quả trong thực hiện nghiệp vụ nhất quán và giảm thao tác thủ công.
Khi lựa chọn hoặc rà soát phần mềm kế toán, doanh nghiệp nên quan tâm đến các tiêu chí sau:
- Cập nhật quy định kịp thời: Nhà cung cấp cần có cơ chế cập nhật tính năng, biểu mẫu và quy trình liên quan khi quy định thay đổi.
- Hỗ trợ lập và quản lý hóa đơn điện tử: Dữ liệu hóa đơn cần được quản lý có hệ thống, thuận tiện tra cứu và đối chiếu.
- Theo dõi chứng từ tập trung: Hóa đơn và chứng từ liên quan cần được tổ chức để kế toán dễ tìm kiếm, kiểm tra và lưu trữ.
- Hạn chế sai sót nhập liệu: Các trường thông tin và bước kiểm tra hợp lý có thể giúp phát hiện dữ liệu thiếu hoặc không nhất quán trước khi hoàn tất nghiệp vụ.
- Hỗ trợ đối chiếu dữ liệu kế toán: Thông tin hóa đơn cần thuận tiện đối chiếu với doanh thu, chi phí, công nợ và sổ sách kế toán.
- Có hướng dẫn và hỗ trợ sử dụng: Doanh nghiệp cần được hướng dẫn khi cập nhật quy trình hoặc phát sinh nghiệp vụ mới.
Safebooks là phần mềm kế toán chuyên nghiệp, hướng đến việc hỗ trợ doanh nghiệp số hóa nghiệp vụ kế toán, quản lý chứng từ và dữ liệu tài chính tập trung. Thay vì xử lý số liệu rời rạc trên nhiều công cụ, phần mềm kế toán Safebooks hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kế toán có hệ thống hơn, thuận tiện cho tổng hợp, đối chiếu và theo dõi tình hình hoạt động.
Ngoài ra, phần mềm còn giúp bộ phận kế toán thuận tiện hơn trong quản lý dữ liệu kế toán, việc cập nhật, theo dõi chứng từ, đối chiếu số liệu và thực hiện các yêu cầu mới về hóa đơn, chứng từ điện tử.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ SAFEBOOKS FULL TÍNH NĂNG MIỄN PHÍ
6. Câu hỏi thường gặp về Thông tư 91/2026/TT-BTC
6.1. Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày nào?
Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Văn bản được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/06/2026. Doanh nghiệp cần căn cứ quy định hiện hành để rà soát việc lập, sử dụng và xử lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
6.2. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về vấn đề gì?
Thông tư hướng dẫn một số nội dung của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tập trung vào hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, đăng ký sử dụng hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, xử lý sai sót, ủy nhiệm lập hóa đơn và các vấn đề liên quan.
6.3. Thông tư 91/2026/TT-BTC có thay đổi quy định về hóa đơn điện tử không?
Có. Thông tư quy định cụ thể nhiều nội dung liên quan đến đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng, ký hiệu hóa đơn, ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn, ủy nhiệm lập hóa đơn và xử lý hóa đơn đã lập sai. Doanh nghiệp cần đối chiếu từng nghiệp vụ với điều khoản và phụ lục tương ứng để thực hiện đúng.
6.4. Doanh nghiệp cần cập nhật gì khi Thông tư 91 có hiệu lực?
Doanh nghiệp nên rà soát mẫu và ký hiệu hóa đơn, quy trình lập và xử lý hóa đơn sai sót, hồ sơ đăng ký sử dụng, việc ủy nhiệm lập hóa đơn, quy trình quản lý chứng từ điện tử và phần mềm đang sử dụng. Đồng thời, cần hướng dẫn nhân viên liên quan và lưu trữ hồ sơ để phục vụ đối chiếu khi cần.
6.5. Thông tư 91/2026/TT-BTC có quy định về xử lý hóa đơn sai sót không?
Có. Điều 10 của văn bản quy định việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai. Tùy nội dung sai, người bán có thể phải thông báo cho người mua và cơ quan thuế, hoặc lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế theo trường hợp được quy định. Kế toán cần xác định chính xác loại sai sót trước khi thực hiện.