Nhiều kế toán vẫn in hóa đơn điện tử ra giấy rồi cất vào tủ, vì nghĩ bản giấy mới là bản có giá trị. Thực tế ngược lại: bản điện tử mới là hóa đơn, bản in chỉ để tra cứu.
Bài viết hướng dẫn hai việc thường được gọi chung là chuyển đổi hóa đơn điện tử: chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, và chuyển hóa đơn điện tử thành bản giấy.
Văn bản đang điều chỉnh
| Văn bản | Hiệu lực | Nội dung |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP | 01/7/2026 | Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Thay Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025 |
| Thông tư 91/2026/TT-BTC | 01/7/2026 | Hướng dẫn thi hành, thay Thông tư 32/2025 |
| Quyết định 1233/QĐ-CT năm 2026 | Thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế |
Rất nhiều bài hướng dẫn đang lưu hành vẫn dẫn Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021. Hai văn bản này không còn là căn cứ hiện hành.
Nghĩa 1: Chuyển hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy
Đây là nội dung còn thời sự nhất và bị hỏi nhiều nhất.
Bản in ra giấy có giá trị gì
Nguyên tắc: hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán.
Giá trị pháp lý nằm ở file XML cùng dữ liệu chữ ký số, không nằm ở tờ giấy. Bản PDF hay bản in chỉ là bản thể hiện, tức phần nhìn thấy được của hóa đơn.
| File XML | Bản PDF hoặc bản in | |
| Bản chất | Là hóa đơn điện tử | Bản thể hiện |
| Chứa dữ liệu ký số | Có | Không |
| Dùng để kê khai, khấu trừ | Có | Không đủ |
| Phải lưu trữ | Có, đây là thứ bắt buộc lưu | Lưu thêm cho tiện tra cứu |
Trả lời câu hỏi “hóa đơn điện tử được in bao nhiêu lần”: in bao nhiêu lần cũng được, vì bản in không phải hóa đơn mà chỉ là bản thể hiện. Câu hỏi này xuất phát từ thời hóa đơn giấy khi mỗi số hóa đơn chỉ có một bản gốc.
Cần đối chiếu câu chữ cụ thể tại Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026 khi trích dẫn.
Khi nào cần bản giấy
| Tình huống | Ghi chú |
| Kèm hàng hóa lưu thông trên đường | Khi cơ quan chức năng kiểm tra |
| Lưu hồ sơ nội bộ kèm bộ chứng từ thanh toán | Không thay thế bản điện tử |
| Đối tác yêu cầu bản giấy | Lưu ý bản giấy không có hiệu lực giao dịch |
Việc không nên làm: in toàn bộ hóa đơn ra giấy để lưu trữ. Đây là cách làm tốn kém mà không đáp ứng đúng quy định, vì thứ phải lưu là file XML.
Nghĩa 2: Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử
Phần này áp dụng với đơn vị mới thành lập, hộ kinh doanh mới thuộc diện bắt buộc, hoặc khi cần thay đổi thông tin đã đăng ký.
Ai cần làm thủ tục trong năm 2026
| Đối tượng | Lý do |
| Doanh nghiệp mới thành lập | Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu |
| Hộ kinh doanh doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên | Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền |
| Doanh nghiệp đổi loại hóa đơn | Ví dụ chuyển sang dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền |
| Doanh nghiệp đổi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn | Thay đổi thông tin đã đăng ký |
| Doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ, người đại diện | Thay đổi thông tin đã đăng ký |
Năm bước thực hiện
| Bước | Việc làm | Lưu ý |
| 1 | Xác định loại hóa đơn sẽ dùng | Có mã hay không có mã của cơ quan thuế, có dùng hóa đơn từ máy tính tiền không |
| 2 | Chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử | Tra danh sách được cơ quan thuế chấp nhận trên cổng thông tin của cơ quan thuế |
| 3 | Chuẩn bị chữ ký số còn hiệu lực | Kiểm tra hạn của chứng thư trước khi nộp hồ sơ |
| 4 | Lập và gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử | Gửi qua cổng của cơ quan thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ |
| 5 | Nhận thông báo chấp nhận và bắt đầu phát hành | Cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận |
Về mẫu tờ khai: trước đây là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA Nghị định 123/2020. Từ 01/7/2026 cần tra mẫu tương ứng tại phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Điểm hay bỏ sót ở bước 2: phải kiểm tra tổ chức cung cấp dịch vụ đã cập nhật theo Nghị định 254/2026 hay chưa. Yêu cầu xác nhận bằng văn bản kèm bản in thử hóa đơn theo quy định mới, không nhận thông báo chung trên website.
Chọn loại hóa đơn nào
| Loại | Phù hợp với |
| Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Phần lớn doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc |
| Hóa đơn điện tử không có mã | Đơn vị đáp ứng điều kiện theo quy định, thường là doanh nghiệp lớn có hạ tầng đủ |
| Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền | Bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, giao dịch nhiều, giá trị nhỏ |
Loại thứ ba liên quan trực tiếp đến hộ kinh doanh và cửa hàng bán lẻ. Cần kiểm tra thiết bị bán hàng hiện có kết nối được không trước khi chọn, vì chi phí thay thiết bị thường lớn hơn phí phần mềm.
Dành riêng cho hộ kinh doanh
Đây là nhóm đang thực sự phải chuyển đổi trong giai đoạn này.
Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng phương pháp thuế khoán, chuyển sang tự kê khai theo doanh thu thực tế ghi nhận qua hóa đơn điện tử. Ngưỡng doanh thu chịu thuế được nâng lên 1 tỷ đồng mỗi năm.
| Doanh thu năm | Yêu cầu về hóa đơn điện tử |
| Từ 1 tỷ đồng trở lên | Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế |
| Dưới 1 tỷ đồng | Không bắt buộc, được khuyến khích nếu có nhu cầu và đủ điều kiện hạ tầng |
Ba việc hộ kinh doanh nên làm:
Rà doanh thu năm để xác định mình ở bên nào của ngưỡng 1 tỷ đồng.
Chuẩn bị công cụ ghi nhận doanh thu, vì thuế khoán đã bỏ và số liệu kê khai phải chứng minh được. Phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh xử lý phần này.
Tách bạch tài khoản kinh doanh với tài khoản cá nhân trước kỳ kê khai đầu tiên.
Đính chính: ngưỡng 200.000 đồng đã bị bãi bỏ
Nhiều bài viết và cả bản cũ của bài này vẫn nhắc quy định bán hàng dưới 200.000 đồng không phải lập hóa đơn, theo Nghị định 51/2010.
Quy định này đã hết hiệu lực. Hiện nay bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn, không phân biệt giá trị, kể cả trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn. Khi không có thông tin người mua thì ghi chú theo quy định.
Đây là hiểu sai phổ biến nhất ở khâu bán lẻ và là nguyên nhân bị xử phạt. Các trường hợp không phải lập hóa đơn được quy định tại Điều 7 Nghị định 254/2026, và bán lẻ giá trị nhỏ không nằm trong danh mục đó.
Lưu trữ hóa đơn điện tử
| Phải lưu | Lý do |
| File XML kèm dữ liệu chữ ký số | Đây là hóa đơn, không phải bản in |
| Mã của cơ quan thuế nếu có | Với hóa đơn có mã |
| Kết quả tra cứu tính hợp lệ | Với hóa đơn đầu vào, là bằng chứng về sự cẩn trọng |
| Bản thể hiện | Không bắt buộc nhưng tiện tra cứu |
Ba nguyên tắc:
Lưu ở hệ thống của doanh nghiệp, không chỉ dựa vào hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.
Không chuyển đổi định dạng làm mất dữ liệu ký số. In ra PDF rồi xóa XML là mất bản gốc.
Hỏi rõ nhà cung cấp về chính sách xuất dữ liệu khi kết thúc hợp đồng, có bao gồm file XML gốc không và có mất phí không. Hỏi trước khi ký, không hỏi khi sắp kết thúc.
Cách xử lý hóa đơn đầu vào có liên quan đến báo cáo tài chính cuối kỳ, vì hóa đơn thiếu hoặc không hợp lệ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí được trừ.
Những việc cần rà trong năm 2026
Kể cả doanh nghiệp đã dùng hóa đơn điện tử từ lâu cũng có việc phải làm.
| Việc | Lý do |
| Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận đã cập nhật theo Nghị định 254/2026 | Quy định mới áp dụng từ 01/7/2026 |
| Rà quy trình xử lý hóa đơn lập sai | Thông tư 91/2026 có hướng dẫn riêng, khác hướng dẫn cũ |
| Rà các trường hợp không phải lập hóa đơn | Điều 7 Nghị định 254/2026 có thay đổi |
| Kiểm tra hạn chữ ký số | Chứng thư hết hạn là không phát hành được hóa đơn |
| Kiểm tra kết nối với phần mềm kế toán | Tránh nhập liệu hai lần |
Việc đầu tiên tốn ít công nhất nhưng loại được rủi ro lớn nhất: một email yêu cầu xác nhận bằng văn bản kèm bản in thử.
Sáu lỗi thường gặp
| Lỗi | Hậu quả |
| Chỉ lưu bản PDF, không lưu file XML | Không đủ căn cứ khi cần chứng minh tính hợp lệ |
| In toàn bộ hóa đơn ra giấy để lưu | Tốn kém mà vẫn không đúng quy định |
| Không lập hóa đơn cho đơn hàng giá trị nhỏ | Ngưỡng 200.000 đồng đã bị bãi bỏ |
| Không lập hóa đơn khi khách không lấy | Vẫn phải lập, ghi chú theo quy định |
| Dựa hoàn toàn vào hệ thống nhà cung cấp để lưu trữ | Mất khả năng tra cứu khi đổi nhà cung cấp |
| Dùng hướng dẫn dẫn Thông tư 78/2021 hoặc Nghị định 123/2020 | Áp dụng quy định đã hết hiệu lực |
Xử lý hóa đơn trên phần mềm kế toán
Khi hóa đơn và sổ kế toán nằm trên hai hệ thống rời, kế toán phải nhập lại từng hóa đơn. Doanh nghiệp phát hành 500 hóa đơn mỗi tháng mất khoảng 15 đến 25 giờ công chỉ cho việc nhập liệu, chưa kể sai sót.
Phần mềm kế toán Safebooks xử lý phần này:
- Hóa đơn phát hành tự sinh bút toán doanh thu, thuế đầu ra và công nợ, không nhập tay
- Đọc hóa đơn đầu vào từ file XML, lưu bản gốc kèm kết quả tra cứu tính hợp lệ
- Cập nhật theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ điện tử
- Chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026 và Thông tư 133/2016
Xem danh sách tính năng hoặc bảng giá phần mềm. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với phần mềm kế toán doanh nghiệp, hộ kinh doanh dùng bản dành riêng cho hộ kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?
Cụm này có hai nghĩa. Một là chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, áp dụng với đơn vị mới hoặc khi thay đổi thông tin đăng ký. Hai là chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy, tức in bản điện tử ra giấy.
Hóa đơn điện tử in ra giấy có giá trị pháp lý không?
Bản in chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán. Giá trị pháp lý nằm ở file XML kèm dữ liệu chữ ký số.
Hóa đơn điện tử được in bao nhiêu lần?
Không giới hạn, vì bản in chỉ là bản thể hiện chứ không phải hóa đơn. Câu hỏi này xuất phát từ thời hóa đơn giấy khi mỗi số hóa đơn chỉ có một bản gốc.
Bán hàng dưới 200.000 đồng có phải xuất hóa đơn không?
Có. Quy định miễn lập hóa đơn với giá trị dưới 200.000 đồng theo Nghị định 51/2010 đã hết hiệu lực. Hiện nay bán hàng đều phải lập hóa đơn không phân biệt giá trị, kể cả khi khách không lấy hóa đơn.
Văn bản nào đang quy định về hóa đơn điện tử?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành, thay Thông tư 32/2025.
Hộ kinh doanh phải chuyển sang hóa đơn điện tử khi nào?
Hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Từ 01/01/2026 hộ kinh doanh cũng bỏ thuế khoán và chuyển sang tự kê khai.
Doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không?
Không như thời hóa đơn giấy, vì dữ liệu hóa đơn đã được truyền đến cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần đối chiếu nghĩa vụ báo cáo cụ thể theo quy định hiện hành.
Tổng kết
Ba việc nên làm ngay:
Kiểm tra cách đang lưu trữ hóa đơn. Phải giữ được file XML kèm dữ liệu chữ ký số ở hệ thống của mình, không chỉ lưu PDF và không chỉ dựa vào hệ thống nhà cung cấp.
Gửi một email yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn xác nhận bằng văn bản đã cập nhật theo Nghị định 254/2026, kèm bản in thử. Mất vài phút và loại được rủi ro lớn nhất.
Rà lại khâu bán lẻ: ngưỡng 200.000 đồng đã bị bãi bỏ, và khách không lấy hóa đơn vẫn phải lập.
Với hộ kinh doanh, mốc cần chú ý là 01/01/2026 khi bỏ thuế khoán, và ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng quyết định có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử hay không.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn thuế. Cần đối chiếu Nghị định 254/2026, Thông tư 91/2026 và các phụ lục kèm theo tại thời điểm áp dụng. Cần trao đổi thêm, liên hệ với Safebooks.
Bài viết liên quan
1 Bình luận
Quản lý hóa đơn trong doanh nghiệp: quy trình, lưu trữ và rủi ro cần tránh - Phần mềm kế toán Safebooks
Tháng 9 19, 2026[…] Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử […]