Hóa đơn điện tử được xem là một trong những bước tiến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được các bất cập khi sử dụng hóa đơn truyền thống như: Rách, hỏng, thất lạc, mất khi lưu trữ… Vậy hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Safebooks đến với bài viết dưới đây để hiểu rõ thêm nhé.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là gì? Theo Điều 3 thuộc TT 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được hiểu như sau:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.
Do đó, cũng tương tự như hóa đơn giấy phản ánh các thông tin giữa người mua với người bán như:
- Quá trình bán hàng
- Cung cấp dịch vụ
Tuy nhiên, đối với các hóa đơn truyền thống được tạo lập với hình thức viết hoặc in thì đối với hóa đơn điện tử sẽ được tạo lập sẵn trên hệ thống máy tính và CQT được cập nhật ngay khi đơn vị thực hiện tạo lập.
Chính vì thế, hóa đơn điện tử được xem là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ 4.0, cũng như sự minh bạch trong các cuộc giao dịch tài chính giữa các doanh nghiệp với nhau.
2. 5 loại hóa đơn điện tử hiện nay
Sẽ tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh, cũng như đặc thù kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà các công ty sử dụng loại hóa đơn điện tử nào. Hiện nay, có 5 loại hóa đơn điện tử, bao gồm:
| 1 | Hóa đơn xuất khẩu | Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. |
| 2 | Hóa đơn GTGT | Một loại hóa đơn điện tử vô cùng phổ biến và doanh nghiệp nào cũng sử dụng. |
| 3 | Hóa đơn bán hàng | Hóa đơn bán hàng thông thường, có mặt trong các cửa hàng, hộ kinh doanh bán lẻ… |
| 4 | Một số loại hóa đơn khác | Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… |
| 5 | Hóa đơn thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… | Các hình thức và nội dung bên trong sẽ được lập theo thông lệ quốc tế, cũng như tuần theo các quy định của pháp luật có liên quan. |
3. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ tại khoản 2, Điều 4 thuộc TT 32/2011/TT-BTC, điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị cần đáp 6 điều kiện sau:
| 1 | Đơn vị đáp ứng đủ điều kiện và thực hiện các giao dịch điện tử nhằm nộp tờ khai, báo cáo với CQT hay các ngân hàng, tín dụng có sử dụng giao dịch điện tử. |
| 2 | Cần đảm bảo các thông tin liên quan đến địa điểm, cơ sở vật chất, cũng như đường truyền mạng để có thể sử dụng, tạo, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử. |
| 3 | Đội ngũ nhân viên của một đơn vị cần có kiến thức về cách khởi tạo, lập, cũng như sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tuân thủ đúng quy định. |
| 4 | Hóa đơn điện tử cần mang tính hợp lệ, đơn vị cần phải có chữ ký điện tử theo quy định nhằm xác nhận việc lập và sử dụng hóa đơn. |
| 5 | Cần dùng các phần mềm hóa đơn điện tử cập nhật theo quy định mới nhất (Phụ thuộc vào bên đơn vị có tư cách pháp nhân cung cấp) nhằm đảm bảo quá trình tạo, lập và sử dụng hóa đơn hiệu quả. |
| 6 | Đối với việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần đảm bảo về chất lượng như: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố. |
4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định nội dung trên hóa đơn điện tử như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Tên liên hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
- Nội dung khác trên hóa đơn
5. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo NĐ 119/2018/NĐ-CP thời điểm bắt buộc sử hóa đơn điện tử bắt đầu vào ngày 01/11/2020. Tuy nhiên, sẽ tùy vào tình hình thực của doanh nghiệp, do đó, Chính phủ đã ban hành NĐ 123/2020/NĐ-CP. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện từ sẽ được dời lại vào ngày 01/07/2022.
Bên cạnh đó, Bộ Tài Chính còn ban hành TT 78/2021/TT-BTC với mục đích hướng dẫn các đơn vị thực hiện NĐ 123/2020/NĐ-CP. Nội dung của TT khuyến khích các đơn vị đáp ứng những điều kiện về hạ tầng CNTT áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trước thời gian 01/07/2022.
Sự thay đổi, cũng như điểm khác nhau giữa 2 NĐ này nhằm tạo thêm thời gian cho các đơn vị chưa đủ điều kiện trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, cũng như phù hợp với tình hình thực tế của các doanh nghiệp.
6. Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất
Khi đơn vị tạo lập một hóa đơn điện tử, cần phải hiểu rõ các tiêu chí nhằm đánh giá hóa đơn đó có mang tính hợp lệ hay không. Vì nếu như không tuân theo quy định thì khả năng bị phạt là vô cùng cao, thậm chí bên nhận có thể bị loại chi phí khi hạch toán hóa đơn không hợp lệ. Đơn vị cần đáp ứng các yếu tố sau:
- Hiển thị dưới dạng dữ liệu điện tử
- Đảm bảo tính toàn vẹn thông tin
- Thể hiện đầy đủ nội dung hàng hóa và thông tin của các bên liên quan
- Định dạng tiêu chuẩn kỹ thuật hợp lệ
- Thời điểm lập hóa đơn đúng quy định
7. Tổng kết
Trên đây là các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử là gì mà Safebooks muốn chia sẻ đến Quý Anh/Chị. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp mọi người thu thập được nhiều thông tin bổ ích.