Tổng quan về phần mềm kế toán bán hàng mà bạn nên biết

Đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh thì không thể nào thiếu nhân sự kế toán bán hàng. Tuy nhiên, hiện nay với công nghệ ngày càng phát triển, việc quản lý dữ liệu ngày càng trở nên khó khăn hơn không chỉ kế toán nói riêng mà cả một doanh nghiệp nói chung. Chính vì thế phần mềm kế toán bán hàng ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp tối ưu được vấn đề quản lý.

Vậy phần mềm kế toán bán hàng là gì? Mời anh chị hãy cùng Safebooks tham khảo thông tin ở bài viết dưới đây nhé!

Phần mềm kế toán bán hàng

Phần mềm kế toán bán hàng là gì?

Theo CareerBuilder, phần mềm kế toán bán hàng được hiểu đơn giản là phần mềm kế toán có nghiệp vụ bán hàng, phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp trong việc thực hiện và quản lý các hoạt động liên quan đến bán hàng.

Phần mềm kế toán bán hàng giúp tối ưu việc lập và quản lý chứng từ bán hàng, báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng.

Hoạt động bán hàng là hoạt động tối quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Kế toán quản lý số liệu bán hàng để đánh giá nhu cầu nhập hàng hóa đầu vào, dự kiến khả năng bán ra. Từ đó cung cấp các thông tin cho ban lãnh đạo để có các quyết định phù hợp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh.

Với những chức năng nổi bật của phần mềm kế toán bán hàng như thu thập và xử lý số liệu, cung cấp thông tin thì đây được xem là một công cụ vô cùng quan trọng giúp cho doanh nghiệp quản lý tiêu thụ hàng hóa, xác định được kết quả kinh doanh.

Ưu điểm của phần mềm kế toán bán hàng

Giảm thiểu sai sót: 

Với nhiều tính năng vượt trội như quản lý hàng hóa theo mã hàng, mã vạch, các hoạt động bán hàng được thao tác trên phần mềm, giá bán được cài đặt sẵn và tự tính trên hệ thống giúp giảm thiểu được tối đa các sai sót có thể xảy ra.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Công việc bán hàng là hoạt động diễn ra thường xuyên tại các doanh nghiệp, đặc biệt với những doanh nghiệp bán lẻ thì tần suất bán hàng diễn ra liên tục, với phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp cho việc tính toán giá bán, quản lý đơn hàng, công nợ, xuất hóa đơn diễn ra nhanh chóng hơn, đồng thời cũng giảm thiểu được chi phí nhân sự

Đơn giản, dễ sử dụng

Hiện nay các nhà cung cấp phần mềm đều hướng đến thiết kế giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng, giúp kế toán nhanh chóng làm quen và dễ dàng thực hiện các công việc hàng ngày

Báo cáo nhanh chóng, chính xác

Với hệ thống mẫu báo cáo bán hàng đầy đủ và cho phép người dùng được tùy biến linh hoạt để chỉnh sửa tạo lập báo cáo theo nhu cầu, phần mềm kế toán giúp cho việc lập báo cáo trở nên nhanh chóng và thuận tiện. 

Ngoài ra, nhiều phần mềm hiện nay cho phép truy cập từ bất cứ đâu và bất cứ thiết bị nào (máy tính, điện thoại, máy tính bảng…) giúp cho ban lãnh đạo có thể nắm được đầy đủ, kịp thời tình hình bán hàng của doanh nghiệp 

Tiết kiệm nguồn nhân lực

Một số thao tác như nhập hàng, bán hàng và in hóa đơn đều có thể thực hiện trên phần mềm kế toán bán hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng. Do đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một nguồn nhân lực đáng kể so với những hoạt động quản lý thủ công như trước đây

Bên cạnh đó, chưa kể đến việc sử dụng phần mềm kế toán bán hàng sẽ giúp việc phối hợp công việc giữa các phòng ban như quản lý khoa, giao hàng và kế toán... được diễn ra nhịp nhàng hơn.

Ưu điểm của phần mềm kế toán bán hàng

Các loại phần mềm kế toán bán hàng trên thị trường

Kế toán bán hàng bằng Excel miễn phí

Phần mềm bằng Excel phù hợp với các cửa hàng, doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp:

• Quản lý tồn kho hàng hóa
• Theo dõi doanh thu bán hàng, lợi nhuận gộp các mặt hàng

Tuy nhiên, doanh nghiệp quản lý bán hàng bằng phần mềm Excel sẽ gặp không ít khó khăn và rủi ro như:

• Khả năng bảo mật dữ liệu thấp
• Kế toán nhập liệu thủ công bằng tay, tiêu tốn nhiều thời gian công sức và thường xảy ra sai sót
• Các hàm tính phức tạp đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao về excel và kế toán dễ gặp nhiều khó khăn khi chỉnh sửa form mẫu báo cáo
• Kế toán cũ nghỉ việc, kế toán mới tiếp nhận sẽ gặp phải những vấn đề như không biết các file đang lưu trữ ở đâu, liên kết với nhau như thế nào

Phần mềm kế toán bán hàng Safebooks

Safebooks là phần mềm kế toán sở hữu nhiều tính năng vượt trội phục vụ cho hoạt động bán hàng

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm kế toán bán hàng Safebooks:

• Dễ dàng thiết lập chính sách giá: Chính sách giá đa dạng theo sản phẩm, khách hàng, nhóm khách hàng … theo nhiều loại ngoại tệ phát sinh.
• Quản lý báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng: Quản lý hạn mức công nợ theo từng khách hàng, xử lý treo khi vượt giới hạn nợ, theo dõi tình trạng đơn hàng đã giao, đang giao, hoàn thành.
• Theo dõi tiến độ thanh toán theo từng hợp đồng:
• Lập nhanh chứng từ bán hàng.
• Quy trình bán hàng nhanh chóng, các bước được kế thừa trong mỗi nghiệp vụ xử lý.
• Quản lý công nợ chặt chẽ: Quản lý công nợ theo khách hàng, theo hóa đơn bán hàng, theo hợp đồng bán, theo dõi hạn thanh toán và hạn mức công nợ khi bán hàng, bù trừ công nợ.

Bên cạnh có phần mềm kế toán Safebooks cho phép người dùng dễ dàng kết nối với các công cụ khác 

• KẾT NỐI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ: Kết nối đa dạng các nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường như: Bkav, Viettel, Easy invoice, Cyberbill… Xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử hàng bán bị trả lại, tự động đồng bộ lên phần mềm kế toán.
• KẾT NỐI VỚI CÁC PHẦN MỀM BÁN HÀNG PHỔ BIẾN: Kết nối hệ thống bán hàng KiotViet.

Phần mềm kế toán bán hàng Safebooks

Các nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm kế toán Safebooks

Phần mềm kế toán Safebooks giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ bán hàng từ việc lập báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng của khách hàng đến việc xuất hóa đơn bán sản phẩm/dịch vụ, theo dõi, hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, bán hàng kèm quà tặng,… với các tính năng chính như sau:

- Quản lý báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng của khách hàng: Thông tin được nhập liệu ngay từ khi phát sinh báo giá, đơn đặt hàng. Khi khách hàng thực hiện đặt hàng kế toán không cần phải nhập liệu lại

- Có đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng hóa, bán dịch vụ, bán hàng trong nước, bán hàng xuất khẩu, bán qua đại lý bán đúng giá, bán hàng thu tiền ngay, bán hàng chưa thu tiền

- Quản lý việc bán hàng có chiết khấu, hàng tặng kèm, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại: Phần mềm được cài đặt tự động tính theo chính sách chiết khấu, chính sách bán hàng. Giúp dễ dàng tính toán và kiểm tra số liệu

- Kết nối với phần mềm Hóa đơn điện tử cho phép xuất hóa đơn ngay khi cần, giúp doanh nghiệp thuận tiện trong khâu quản lý và phát hành hóa đơn điện tử.

- Hệ thống báo cáo đầy đủ: Báo cáo tính trạng đơn hàng, báo cáo tổng hợp bán hàng, báo cáo lợi nhuận khu vực, báo cáo so sánh bán hàng hai kỳ hoặc nhiều kỳ… giúp ban lãnh đạo dễ dàng nắm được kết quả của hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm kế toán Safebooks

Tổng kết

Hiện nay, phần mềm kế toán bán hàng là một công cụ hữu ích hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Hi vọng với bài viết trên sẽ giúp anh, chị lựa chọn được phần mềm phù hợp và giúp cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn.