Cách lập bảng cân đối kế toán: 5 bước cho người mới bắt đầu

Bảng cân đối kế toán của công ty là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất mà công ty đưa ra, thường là hàng tháng, hàng quý hay hàng năm (tùy thuộc vào tần suất báo cáo).

Một bản cân đối kế toán có thể mô tả tổng tài sản, nợ phải trả và giá trị ròng của doanh nghiệp, tài liệu này cung cấp cái nhìn nhanh về tình hình tài chính của công ty và giúp người cho vay, nhà đầu tư hoặc các bên liên quan nắm được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Dựa trên kết quả của nó, bảng cân đối kế toán cũng có thể cung cấp những hiểu biết nhất định để đưa ra các quyết định tài chính quan trọng.

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN LÀ GÌ?

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính truyền đạt “giá trị sổ sách” của một doanh nghiệp, được tính bằng cách lấy tổng tài sản trừ đi tất cả các khoản nợ và vốn cổ đông của công ty.

Bảng cân đối kế toán cung cấp cho các nhà phân tích nội bộ và bên ngoài tổng quan về tình hình hoạt động của một công ty trong giai đoạn hiện tại, giai đoạn trước đó và dự kiến ​​hoạt động của công ty đó trong tương lai gần. Điều này khiến bảng cân đối kế toán trở thành một công cụ thiết yếu cho các nhà đầu tư. 
Kết cấu:
Hầu hết các bảng cân đối kế toán được sắp xếp theo đẳng thức: 
Tài sản = Nguồn vốn
Phương trình trên bao gồm ba nhóm giá trị phải được tính đến:

Tài sản

Tài sản là bất cứ thứ gì mà một công ty sở hữu có giá trị định lượng nhất định, nghĩa là nó có thể được thanh lý và chuyển thành tiền mặt. Chúng là hàng hóa và tài nguyên thuộc sở hữu của công ty.

Tài sản có thể được chia nhỏ thành tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn .

• Tài sản hiện tại, hoặc tài sản ngắn hạn, thường là những gì mà một công ty dự kiến ​​sẽ chuyển đổi thành tiền mặt trong thời gian một năm, chẳng hạn như tiền và các khoản tương đương tiền, chi phí trả trước, hàng tồn kho, chứng khoán có thể bán được và các khoản phải thu.
• Tài sản dài hạn - còn được gọi là tài sản cố định hoặc tài sản dài hạn - là các khoản đầu tư mà công ty không kỳ vọng chuyển đổi thành tiền mặt trong thời gian ngắn, chẳng hạn như đất đai, thiết bị, bằng sáng chế, thương hiệu và tài sản trí tuệ.

Nguồn vốn

Nguồn vốn đó là trình bày nội dung nguồn vốn Nợ phải trả sau đó đến Nguồn vốn chủ sở hữu, trong đó việc sắp xếp các chỉ tiêu từ trên xuống dưới theo thời hạn thanh toán các khoản nợ.

Nợ phải trả là các khoản mà một công ty phải trả. Điều này có thể đề cập đến chi phí tiền lương, tiền thuê nhà và các khoản thanh toán tiện ích, thanh toán cho chủ nợ, nhà cung cấp, thuế hoặc trái phiếu phải trả.

Cũng như tài sản, nợ phải trả có thể được phân loại thành nợ ngắn hạn hoặc nợ dài hạn.

• Các khoản nợ hiện tại hoặc ngắn hạn thường là những khoản phải trả trong vòng một năm, có thể bao gồm các chi phí tích lũy khác.
• Các khoản nợ dài hạn thường là những khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả với thời gian hơn 1 năm hoặc trong giai đoạn hoạt động bình thường (nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh). Chúng thường là các nghĩa vụ dài hạn, chẳng hạn như hợp đồng thuê, trái phiếu phải trả hoặc các khoản vay. 

Vốn chủ sở hữu

Vốn chủ sở hữu của cổ đông thường đề cập đến giá trị ròng của một công ty và phản ánh số tiền còn lại nếu tất cả tài sản được bán và các khoản nợ phải trả. Vốn chủ sở hữu thuộc về các cổ đông, cho dù họ là chủ sở hữu tư nhân hay công cộng.

BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CÓ LUÔN PHẢI CÂN BẰNG?

Một bảng cân đối kế toán phải luôn luôn cân bằng. Cái tên này xuất phát từ thực tế là tài sản của công ty sẽ bằng nợ phải trả cộng với bất kỳ vốn cổ phần nào đã được phát hành. Nếu doanh nghiệp thấy rằng bảng cân đối kế toán của mình không thực sự cân bằng, thì có thể do một trong những nguyên nhân sau:

• Dữ liệu không đầy đủ hoặc bị thất lạc
• Giao dịch bị nhập sai
• Sai sót về tỷ giá hối đoái
• Lỗi trong kho
• Tính toán vốn chủ sở hữu không chính xác
• Tính toán sai khoản khấu hao hoặc khấu hao khoản vay 

5 BƯỚC LẬP BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CƠ BẢN

Dưới đây là các bước mà người mới bắt đầu có thể làm theo để tạo bảng cân đối cơ bản.. Ngay cả khi một số hoặc tất cả quy trình được tự động hóa thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán, việc hiểu cách lập bảng cân đối kế toán sẽ cho phép bạn phát hiện ra các lỗi tiềm ẩn để giải quyết kịp thời trước khi chúng gây ra thiệt hại lâu dài.

Xác định ngày và kỳ báo cáo

Bảng cân đối kế toán nhằm mô tả tổng tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của cổ đông của một công ty vào một ngày cụ thể, thường được gọi là ngày báo cáo. Thông thường, ngày báo cáo sẽ là ngày cuối cùng của kỳ kế toán

Bảng cân đối kế toán được lập bao lâu một lần?

Các công ty, đặc biệt là các công ty giao dịch công khai, chuẩn bị báo cáo bảng cân đối kế toán của họ trên cơ sở hàng quý. Trong trường hợp này, ngày báo cáo thường rơi vào ngày cuối cùng của quý. Đối với các công ty hoạt động theo năm dương lịch, những ngày đó là:

• Quý 1: Ngày 31 tháng 3
• Quý 2: Ngày 30 tháng 6
• Quý 3: Ngày 30 tháng 9
• Q4: Ngày 31 tháng 12 

Các công ty báo cáo hàng năm thường sẽ sử dụng ngày 31 tháng 12 làm ngày báo cáo, mặc dù họ có thể chọn bất kỳ ngày nào.
Không có gì lạ khi bảng cân đối kế toán mất vài tuần để chuẩn bị sau khi kỳ báo cáo kết thúc.

Xác định tài sản của doanh nghiệp

Sau khi đã xác định ngày và khoảng thời gian báo cáo, doanh nghiệp sẽ cần kiểm đếm tài sản của mình kể từ ngày đó.

Thông thường, bảng cân đối kế toán sẽ liệt kê nội dung theo hai cách: Dưới dạng mục hàng riêng lẻ và sau đó là tổng tài sản. Việc chia nội dung thành các mục hàng khác nhau sẽ giúp nhà phân tích dễ dàng hiểu chính xác nội dung của bạn là gì và chúng đến từ đâu; kiểm đếm chúng lại với nhau sẽ được yêu cầu cho phân tích cuối cùng.

Nội dung thường sẽ được chia thành các mục hàng sau:

• Tài sản lưu động:
  • Tiền và các khoản tương đương tiền
  • Chứng khoán ngắn hạn
  • Những tài khoản có thể nhận được
  • Hàng tồn kho
  • Tài sản ngắn hạn khác
• Tài sản dài hạn:
• Tài sản cố định (TSCĐ vô hình, TSCĐ hữu hình, TSCĐ cho thuê tài chính)
• Các khoản phải thu dài hạn (phải thu dài hạn của khách, của nội bộ, vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp,…)
• Đầu tư dài hạn (đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, góp vốn liên doanh…)
• Bất động sản đầu tư 
• Tài sản dở dang dài hạn
• Các loại tài sản dài hạn khác và đầu tư XDCB ở doanh nghiệp, chi phí trả trước dài hạn, tài sản thuế thu nhập hoãn lại.

Xác định trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp

Tương tự như vậy, doanh nghiệp sẽ cần xác định trách nhiệm pháp lý của mình. 

• Nợ ngắn hạn:
  • Các khoản phải trả
  • Chi phí phải trả
  • Doanh thu hoãn lại
  • tỉ lệ hiện tại của khoản vay dài hạn
  • Nợ ngắn hạn khác
• Nợ dài hạn:
  • Doanh thu hoãn lại (không phải hiện tại)
  • Nghĩa vụ thuê dài hạn
  • Nợ dài hạn
  • Các khoản nợ dài hạn khác 

Đối với tài sản, những tài sản này phải được tính tổng phụ và sau đó cộng lại với nhau.

Tính Vốn chủ sở hữu của Cổ đông

Nếu một công ty hoặc tổ chức được nắm giữ bởi một chủ sở hữu tư nhân, thì vốn chủ sở hữu của cổ đông nói chung sẽ khá đơn giản. Nếu nó được nắm giữ công khai, việc tính toán này có thể trở nên phức tạp hơn tùy thuộc vào các loại cổ phiếu được phát hành.

Các chi tiết đơn hàng phổ biến được tìm thấy trong phần này của bảng cân đối kế toán bao gồm:

• Cổ phiếu phổ thông
• Cổ phiếu ưu đãi
• cổ phiếu quỹ
• lợi nhuận giữ lại 

5. Cộng tổng nợ phải trả vào tổng vốn chủ sở hữu và so sánh với tài sản

Để đảm bảo bảng cân đối được cân bằng, cần phải so sánh tổng tài sản với tổng nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu. Để làm được điều này, doanh nghiệp sẽ cần cộng các khoản nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của các cổ đông lại với nhau.

Nếu thấy rằng bảng cân đối kế toán của mình không cân bằng, thì có thể có vấn đề với nguồn dữ liệu kế toán mà bạn đang tham khảo. Kiểm tra kỹ xem tất cả các mục nhập đã đúng và chính xác chưa. Có thể bạn đã bỏ sót hoặc  tính toán sai các số liệu.

MỤC ĐÍCH CỦA BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Bảng cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất , cung cấp ảnh chụp nhanh về tình hình tài chính của một công ty. Học cách tạo chúng và khắc phục sự cố khi chúng không cân đối là một kỹ năng kế toán tài chính vô giá có thể giúp bạn trở thành một thành viên không thể thiếu trong doanh nghiệp của mình.