Hai doanh nghiệp có cùng doanh thu và cùng lợi nhuận, nhưng một bên nên đẩy mạnh sản phẩm A còn bên kia nên dừng sản phẩm B. Báo cáo tài chính không cho biết điều đó. Báo cáo quản trị thì có.
Bài viết đi qua sáu loại báo cáo quản trị và một mẫu báo cáo cụ thể kèm số.
Báo cáo quản trị là gì?
Là báo cáo do doanh nghiệp tự lập để phục vụ việc điều hành và ra quyết định bên trong, không phải để nộp cho cơ quan quản lý.
Khác báo cáo tài chính ở đâu
| Báo cáo tài chính | Báo cáo quản trị | |
| Người đọc | Bên ngoài: thuế, ngân hàng, cổ đông, nhà đầu tư | Bên trong: ban điều hành, trưởng bộ phận |
| Bắt buộc không | Có, theo luật | Không |
| Khuôn mẫu | Theo chế độ kế toán, mẫu cố định | Doanh nghiệp tự thiết kế |
| Tần suất | Theo quý và năm | Tùy nhu cầu, thường theo tuần hoặc tháng |
| Mức chi tiết | Toàn doanh nghiệp | Đến từng sản phẩm, khách hàng, bộ phận, dự án |
| Cách xếp chi phí | Theo chức năng: giá vốn, bán hàng, quản lý | Theo cách ứng xử: biến phí, định phí |
| Nội dung | Chỉ thông tin tài chính | Cả tài chính và phi tài chính |
| Nhìn về | Chủ yếu quá khứ | Cả quá khứ, hiện tại và dự báo |
Dòng quan trọng nhất là dòng về cách xếp chi phí. Đây là điểm khác biệt kỹ thuật thật sự giữa hai loại báo cáo, và cũng là lý do một doanh nghiệp có báo cáo tài chính đầy đủ vẫn không ra được quyết định.
Về khái niệm, kế toán quản trị là lĩnh vực sinh ra các báo cáo này.
Sáu loại báo cáo quản trị cốt lõi
Doanh nghiệp không cần đủ sáu loại ngay. Ba loại đầu là tối thiểu.
| # | Báo cáo | Trả lời câu hỏi | Tần suất |
| 1 | Báo cáo kết quả theo số dư đảm phí | Sản phẩm nào, khách hàng nào thực sự đem lại lợi nhuận | Tháng |
| 2 | Báo cáo dòng tiền dự kiến | Tháng tới có đủ tiền không | Tuần hoặc tháng |
| 3 | Báo cáo công nợ theo tuổi nợ | Khoản nào sắp thành nợ xấu | Tuần |
| 4 | Báo cáo hàng tồn kho theo tuổi tồn | Hàng nào đang nằm chết vốn | Tháng |
| 5 | Báo cáo so sánh thực tế với ngân sách | Bộ phận nào lệch kế hoạch và vì sao | Tháng |
| 6 | Báo cáo chỉ tiêu hoạt động | Năng suất, tỷ lệ lỗi, tỷ lệ giao đúng hạn | Tuần |
Ba loại đầu là tối thiểu vì chúng trả lời ba câu hỏi sống còn: kiếm tiền từ đâu, có đủ tiền không, và ai đang nợ.
Báo cáo số 2 quan trọng hơn vẻ ngoài. Doanh nghiệp có lãi vẫn phá sản nếu hết tiền. Báo cáo tài chính cho biết lãi lỗ, chỉ báo cáo dòng tiền dự kiến cho biết tháng sau có trả được lương không.
Báo cáo số 6 là phần phi tài chính mà báo cáo tài chính không bao giờ có. Tỷ lệ giao hàng đúng hạn giảm tháng này thường báo trước doanh thu giảm vài tháng sau.
Mẫu báo cáo kết quả theo số dư đảm phí
Đây là báo cáo quản trị quan trọng nhất và cũng là báo cáo thể hiện rõ nhất sự khác biệt với báo cáo tài chính.
Cùng một doanh nghiệp, hai cách trình bày
Đơn vị: triệu đồng. Doanh nghiệp thương mại, kinh doanh hai sản phẩm A và B.
Cách 1: theo mẫu báo cáo tài chính, xếp chi phí theo chức năng
| Chỉ tiêu | Số tiền |
| Doanh thu | 10.000 |
| Giá vốn hàng bán | (6.500) |
| Lợi nhuận gộp | 3.500 |
| Chi phí bán hàng | (1.200) |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp | (1.475) |
| Lợi nhuận thuần | 825 |
Kiểm tra: 3.500 trừ 1.200 trừ 1.475 bằng 825. Khớp.
Báo cáo này đúng, nộp được, nhưng không trả lời được câu hỏi nào của người điều hành.
Cách 2: theo số dư đảm phí, xếp chi phí theo cách ứng xử
| Chỉ tiêu | Sản phẩm A | Sản phẩm B | Cộng |
| Doanh thu | 6.000 | 4.000 | 10.000 |
| Biến phí | (3.600) | (3.100) | (6.700) |
| Số dư đảm phí | 2.400 | 900 | 3.300 |
| Tỷ lệ số dư đảm phí | 40% | 22,5% | 33% |
| Định phí chung | (2.475) | ||
| Lợi nhuận thuần | 825 |
Kiểm tra: 3.600 cộng 3.100 bằng 6.700. 10.000 trừ 6.700 bằng 3.300. 3.300 trừ 2.475 bằng 825. Khớp với cách 1.
Cùng một bộ số liệu, cùng ra lợi nhuận 825 triệu. Khác nhau ở chỗ cách 2 cho biết thêm ba thứ.
Ba điều chỉ cách 2 nói ra được
Thứ nhất, sản phẩm B kém hiệu quả hơn nhiều so với A. B chiếm 40% doanh thu nhưng chỉ đóng góp 900 trên 3.300, tức 27% tổng số dư đảm phí. Tỷ lệ số dư đảm phí của B là 22,5%, chỉ bằng hơn nửa của A.
Nếu tăng doanh thu thêm 1.000 triệu, đẩy vào A đem về 400 triệu số dư đảm phí, đẩy vào B chỉ đem về 225 triệu.
Thứ hai, doanh thu hòa vốn.
Doanh thu hòa vốn bằng định phí chia tỷ lệ số dư đảm phí bình quân: 2.475 chia 33% bằng 7.500 triệu đồng.
Kiểm tra: ở mức doanh thu 7.500, số dư đảm phí là 7.500 nhân 33% bằng 2.475, vừa đủ bù định phí. Lợi nhuận bằng không. Khớp.
Doanh thu thực tế 10.000 so với điểm hòa vốn 7.500 cho biên an toàn 25%. Nghĩa là doanh thu giảm tới 25% doanh nghiệp vẫn chưa lỗ.
Thứ ba, giá bán tối thiểu có thể chấp nhận. Với đơn hàng phát sinh thêm khi còn công suất trống, mọi mức giá cao hơn biến phí đều đóng góp vào lợi nhuận. Báo cáo theo chức năng không cho biết biến phí là bao nhiêu nên không ra được quyết định này.
Vì sao hai cách khác nhau
Trong ví dụ trên, giá vốn 6.500 toàn bộ là biến phí. Chi phí bán hàng 1.200 gồm 200 triệu hoa hồng bán hàng, là biến phí, và 1.000 triệu là định phí. Chi phí quản lý 1.475 là định phí.
| Biến phí | Định phí | |
| Giá vốn hàng bán 6.500 | 6.500 | 0 |
| Chi phí bán hàng 1.200 | 200 | 1.000 |
| Chi phí quản lý 1.475 | 0 | 1.475 |
| Cộng | 6.700 | 2.475 |
Kiểm tra: 6.700 cộng 2.475 bằng 9.175. Doanh thu 10.000 trừ 9.175 bằng 825. Khớp.
Điểm mấu chốt: hoa hồng bán hàng là biến phí nhưng nằm trong chi phí bán hàng, còn báo cáo tài chính xếp nó cùng nhóm với chi phí thuê văn phòng là định phí. Việc tách lại theo cách ứng xử là công việc của kế toán quản trị.
Về cách phân loại chi phí, xem bài chi phí trong giá thành sản xuất.
Bộ chỉ tiêu theo cấp quản lý
Báo cáo cho mỗi cấp phải khác nhau. Gửi cùng một bảng cho tất cả là cách nhanh nhất để không ai đọc.
| Cấp | Cần thấy gì | Số chỉ tiêu nên có |
| Giám đốc, hội đồng quản trị | Doanh thu, số dư đảm phí theo dòng sản phẩm, lợi nhuận, dòng tiền dự kiến, điểm hòa vốn | 5 đến 8 |
| Trưởng bộ phận | Chỉ tiêu bộ phận mình so với kế hoạch, chi phí bộ phận, năng suất | 8 đến 12 |
| Nhân viên phụ trách | Chỉ tiêu công việc cụ thể: công nợ đến hạn, tồn kho chậm luân chuyển, đơn quá hạn | Theo đầu việc |
Nguyên tắc: cấp càng cao, số chỉ tiêu càng ít và mức tổng hợp càng cao. Một báo cáo 40 dòng gửi giám đốc thường không được đọc hết.
Nguyên tắc thứ hai: mỗi chỉ tiêu phải có người chịu trách nhiệm. Chỉ tiêu không ai chịu trách nhiệm thì không dẫn tới hành động nào.
Lịch báo cáo
| Tần suất | Báo cáo |
| Hằng tuần | Công nợ theo tuổi nợ, dòng tiền tuần tới, chỉ tiêu hoạt động |
| Hằng tháng | Kết quả theo số dư đảm phí, hàng tồn kho theo tuổi tồn, so sánh thực tế với ngân sách |
| Hằng quý | Phân tích xu hướng, rà lại ngân sách còn lại của năm |
| Hằng năm | Lập ngân sách năm sau, đánh giá hiệu quả từng dòng sản phẩm và từng khách hàng |
Thời hạn quan trọng hơn mức chi tiết. Báo cáo tháng 1 nếu đến ngày 20 tháng 2 mới có thì đã muộn để điều chỉnh. Một báo cáo đơn giản ra ngày mùng 5 có ích hơn một báo cáo hoàn hảo ra ngày 20.
Bảy lỗi thường gặp khi lập báo cáo quản trị
| Lỗi | Hậu quả |
| Bê nguyên mẫu báo cáo tài chính sang | Không ra được quyết định nào, vì chi phí xếp theo chức năng |
| Không tách biến phí và định phí | Không tính được số dư đảm phí, điểm hòa vốn, giá bán tối thiểu |
| Số liệu nhập tay từ nhiều nguồn | Lệch với sổ kế toán, người đọc mất lòng tin và bỏ đọc |
| Báo cáo ra quá muộn | Thông tin không còn kịp để điều chỉnh |
| Quá nhiều chỉ tiêu | Không ai đọc hết, chỉ tiêu quan trọng bị chìm |
| Chỉ tiêu không gắn người chịu trách nhiệm | Không dẫn tới hành động |
| Đổi cách tính giữa các kỳ mà không ghi chú | Không so sánh được theo thời gian |
Lỗi đầu tiên là lỗi phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp gọi báo cáo tài chính nội bộ hằng tháng là “báo cáo quản trị”. Nó không sai nhưng cũng không phải báo cáo quản trị, vì thiếu phần tách chi phí.
Lỗi thứ ba là lỗi giết chết hệ thống báo cáo nhanh nhất. Khi số trên báo cáo quản trị lệch với sổ kế toán và không ai giải thích được, ban điều hành sẽ ngừng dùng.
Lập báo cáo quản trị từ sổ kế toán
Điều kiện để báo cáo quản trị không lệch với sổ kế toán là cả hai lấy từ cùng một nguồn dữ liệu.
Muốn vậy, sổ kế toán phải ghi nhận được theo nhiều chiều ngay từ lúc nhập chứng từ: theo sản phẩm, khách hàng, bộ phận, dự án. Gán lại về sau bằng tay là việc không bền.
Phần mềm kế toán Safebooks xử lý phần này:
- Ghi nhận theo nhiều chiều trên cùng một chứng từ, không phải nhập lại
- Báo cáo quản trị và báo cáo tài chính lấy chung một bộ dữ liệu nên không lệch
- Theo dõi công nợ theo tuổi nợ và hàng tồn kho theo tuổi tồn
- Báo cáo theo sản phẩm, khách hàng, bộ phận, dự án
- Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025 và Thông tư 133/2016
Xem phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp hoặc tính năng chi tiết.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo quản trị là gì?
Là báo cáo do doanh nghiệp tự lập để phục vụ điều hành và ra quyết định bên trong. Không bắt buộc theo luật, không có mẫu cố định, doanh nghiệp tự thiết kế theo nhu cầu.
Báo cáo quản trị khác báo cáo tài chính thế nào?
Khác ở người đọc, tính bắt buộc, khuôn mẫu, tần suất và mức chi tiết. Khác biệt kỹ thuật quan trọng nhất là cách xếp chi phí: báo cáo tài chính xếp theo chức năng, báo cáo quản trị xếp theo cách ứng xử với sản lượng.
Doanh nghiệp cần những báo cáo quản trị nào?
Tối thiểu ba loại: báo cáo kết quả theo số dư đảm phí, báo cáo dòng tiền dự kiến, và báo cáo công nợ theo tuổi nợ. Đầy đủ hơn thì thêm báo cáo tồn kho theo tuổi tồn, so sánh với ngân sách và chỉ tiêu hoạt động.
Số dư đảm phí là gì?
Là doanh thu trừ biến phí. Phần này dùng để bù định phí, phần còn lại là lợi nhuận. Tỷ lệ số dư đảm phí cho biết mỗi đồng doanh thu tăng thêm đóng góp bao nhiêu cho lợi nhuận.
Tính điểm hòa vốn thế nào?
Doanh thu hòa vốn bằng định phí chia cho tỷ lệ số dư đảm phí. Với định phí 2.475 triệu và tỷ lệ số dư đảm phí 33%, doanh thu hòa vốn là 7.500 triệu đồng.
Báo cáo quản trị có phải nộp cho cơ quan thuế không?
Không. Đây là công cụ quản trị nội bộ, không thuộc hồ sơ phải nộp.
Bao lâu phải lập báo cáo quản trị một lần?
Tùy loại. Công nợ và dòng tiền nên theo tuần. Kết quả theo số dư đảm phí và so sánh ngân sách theo tháng. Điều quan trọng hơn tần suất là báo cáo phải ra kịp để còn điều chỉnh được.
Tổng kết
Ba điều quyết định báo cáo quản trị có dùng được hay không:
Tách biến phí và định phí. Không tách thì báo cáo quản trị chỉ là bản sao của báo cáo tài chính và không ra được quyết định nào.
Số liệu phải lấy từ sổ kế toán, không nhập tay. Một lần lệch không giải thích được là ban điều hành ngừng dùng.
Ra sớm hơn quan trọng hơn chi tiết hơn. Báo cáo đơn giản ngày mùng 5 có ích hơn báo cáo hoàn hảo ngày 20.
Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Cần trao đổi thêm, liên hệ với Safebooks.
1 Bình luận
Kế toán nội bộ công ty xây dựng cần làm những gì? - Phần mềm kế toán Safebooks
Tháng 9 23, 2026[…] Về cách thiết kế báo cáo quản trị, xem bài báo cáo quản trị. […]