NHỮNG LƯU Ý KHI LÀM BÁO CÁO QUẢN TRỊ

Các doanh nghiệp ngoài việc lập Báo cáo tài chính định kỳ thì việc lập các Báo cáo quản trị là rất cần thiết. Báo cáo quản trị doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, giúp Ban lãnh đạo và nhà quản lý biết được thực trạng tài chính của doanh qua các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí, dòng tiền, nguồn vốn… từ đó, ra quyết định đầu tư, sử dụng các nguồn lực và điều hành doanh nghiệp một cách tối ưu nhất. Tuy nhiên, khái niệm này còn khá mới mẻ và trừu tượng. Bài viết sau đây sẽ giúp các kế toán hiểu rõ hơn về báo cáo quản trị và cách xây dựng hệ thống báo cáo quản trị trong doanh nghiệp.

Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị là hệ thống báo cáo nhằm mục đích cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính về thực trạng của doanh nghiệp, phục vụ nhu cầu nội bộ bên trong của các doanh nghiệp. Qua báo cáo quản trị, các nhà lãnh đạo hay các nhà quản trị có thể hiểu rõ toàn cảnh về tình hình cũng như thực trạng của doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra các quyết định, chiến lược phù hợp và chính xác hơn. Báo cáo quản trị được xây dựng từ việc thu thập số liệu từ các phòng ban, sau đó tiến hành theo dõi, tổng hợp các số liệu thành một bản báo cáo quản trị, trình bày một cách khoa học, dễ hiểu nhất có thể. Nhiều báo cáo quản trị gộp lại sẽ tạo thành hệ thống báo cáo quản trị trong doanh nghiệp.

Các loại báo cáo quản trị:

Mỗi doanh nghiệp sẽ có hệ thống báo cáo quản trị khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị hay người lãnh đạo. Một số báo cáo quản trị thường gặp như:

- Báo cáo doanh thu: Ghi chép toàn bộ các thông tin liên quan đến doanh thu một tháng, một quý hay một năm.

- Báo cáo chi phí: Phân tích cơ cấu các loại chi phí để tối ưu lợi nhuận hoặc giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.

- Báo cáo hàng tồn kho: Ghi chép đầy đủ những thông tin về vật tư, hàng hóa tồn kho, số lượng tồn, giúp doanh nghiệp kiểm soát được hàng hóa tồn kho.

- Báo cáo công nợ: Ghi chép những thông về số dư đầu kỳ, số phát sinh hay số dư cuối kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát, quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả. 

- Báo cáo tài chính: Giúp nhà quản trị hiểu được toàn bộ tình hình tài chính của công ty như nợ, tài sản, vốn chủ sở hữu, doanh thu, dòng tiền, lợi nhuận…

Vai trò của báo cáo quản trị

Đối với bất kỳ doanh nghiệp hoạt động trong bất cứ ngành nghề nào, báo cáo không chỉ hữu ích mà còn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp đó. Đặc biệt là báo cáo quản trị không thể thiếu trong quy trình, mang đến nhiều lợi ích hỗ trợ hoạt động kinh doanh, cụ thể:

- Thứ nhất, báo cáo quản trị cung cấp những thông tin kinh tế – tài chính cần thiết, giúp các cấp quản lý doanh nghiệp kiểm tra một cách toàn diện và có hệ thống tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế – tài chính chủ yếu trong từng bộ phận trong doanh nghiệp, từ đó đánh giá một cách toàn diện khách quan quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và xác định được kết quả cũng như hiệu quả của mọi hoạt động trong doanh nghiệp.

- Thứ hai, dựa vào báo cáo quản trị, nhà quản trị doanh nghiệp có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn trong việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp nhằm tối đa hoá lợi nhuận.

-  Thứ ba, báo cáo quản trị giúp nhà quản trị doanh nghiệp có thể phát hiện những tiềm năng về kinh tế – tài chính, dự đoán tình hình sản xuất kinh doanh cũng như xu hướng vận động của doanh nghiệp trong thời gian tới.

- Thứ tư, các báo cáo quản trị cung cấp những tài liệu, số liệu quan trọng và cần thiết giúp các bộ phận quản lý khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, các dự toán sản xuất kinh doanh ngắn hạn cũng như dài hạn của toàn doanh nghiệp nhằm phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp một cách hợp lý, tối đa hoá lợi nhuận.

Một số vấn đề cần lưu ý khi lập báo cáo quản trị

Xây dựng được một báo cáo quản trị đúng chuẩn đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức và kỹ năng quản trị nhất định khi thực hiện toàn bộ công việc phân tích, tổng hợp số liệu từ các phòng ban. Để hoàn thiện được một báo cáo quản trị, doanh nghiệp cần:

- Xác định cụ thể nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo: Cần xác định được báo cáo nhằm mục đích gì, ai là người chịu trách nhiệm và báo cáo do ai phụ trách.

- Xác định cụ thể nội dung báo cáo: Cần xác định được báo cáo quản trị chuẩn bị được lập có thuộc một trong các loại: Báo cáo doanh thu, báo cáo chi phí, báo cáo công nợ, báo cáo tồn kho, báo cáo tài chính hay không. Qua đó sẽ lên kế hoạch bố cục và nội dung cho báo cáo. Ở bước này, doanh nghiệp có thể nhờ sự hỗ trợ của công cụ thông minh hay phần mềm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp để tiến hành.

- Thu thập dữ liệu: Cần tổng hợp được tất cả nguồn dữ liệu thông tin bên trong, bên ngoài, thứ cấp hoặc sơ cấp để tiến hành lập báo cáo. Nguồn dữ liệu nội bộ có thể từ hệ thống tài chính – kế toán, tình hình kinh doanh, hệ thống nhân sự hay một bộ phận có liên quan trong doanh nghiệp. Đồng thời nguồn dữ liệu bên ngoài sẽ cần liên quan trực tiếp đến chiến lược phát triển các ngành nghề doanh nghiệp đang kinh doanh, được tiến hành thông qua khảo sát hoặc điều tra.

- Xử lý và phân tích dữ liệu: Từ những dữ liệu thu thập được, người thực hiện báo cáo quản trị cần sử dụng những kỹ năng liên quan tới công cụ phân tích dữ liệu để lập báo cáo. Ngoài ra, người lập báo cáo cũng cần có những kỹ năng chuyên môn nhất định, có tầm nhìn để việc phân tích đạt hiệu quả.

Lập và trình bày báo cáo quản trị: Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình xây dựng báo cáo quản trị. Việc có đầy đủ các số liệu thôi vẫn chưa đủ, người lập báo cáo phải chú ý đến khâu trình bày báo cáo. Báo cáo phải được trình bày rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích, dễ đọc, dễ hiểu.

Phần mềm kế toán Safebook.vn  cung cấp đầy đủ các báo cáo quản trị doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình tài chính – kế toán doanh nghiệp để kịp thời ra quyết định điều hành, quản lý. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt nắm bắt tình hình tài chính tức thời với các chỉ tiêu tài chính quan trọng như: doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho… Ngoài ra, phần mềm kế toán Safebook.vn còn có nhiều tính năng, tiện ích hỗ trợ kế toán doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghiệp vụ như chức năng quản lý mua hàng – bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý hóa đơn, quản lý công cụ dụng cụ và tài sản cố định… giúp kế toán tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót khi thực hiện nghiệp vụ.