Làm thế nào để chuẩn bị một báo cáo kế toán?
Báo cáo kế toán là kết quả đầu ra của công tác kế toán, bao gồm hai loại: Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị.
Quá trình chuẩn bị báo cáo kế toán thường phụ thuộc vào các báo cáo, quy mô và phạm vi kinh doanh, mức độ chi tiết mà bạn muốn đưa vào báo cáo. Nói chung, quá trình này liên quan đến việc tính tổng các tài khoản nhất định trong một khoảng thời gian nhất định.
Phần mềm kế toán hiện đại có thể tự động tạo hầu hết các báo cáo kế toán, vì vậy quy trình tạo chúng chỉ thay đổi dựa trên phần mềm kế toán bạn sử dụng.
Để đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng thì trước khi lập báo cáo kế toán, kế toán đơn vị cần thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ kế toán.
- Thu thập đầy đủ các thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đến thời điểm lập báo cáo kế toán và ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ đó vào chứng từ, sổ kế toán.
- Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép (lập Bảng cân đối tài khoản và các Bảng chi tiết số phát sinh).
- Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Tiến hành phân bổ các loại chi phí để tính giá đối tượng cần tính giá, xác định đúng đắn kết quả của các hoạt động kinh doanh, đảm bảo các nguyên tắc kế toán nói chung cũng như đáp ứng yêu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị..
- Đôn đốc và giám sát việc thực hiện kiểm kê định kỳ đối với các tài sản có thể kiểm kê và phản ánh kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trước khi khóa sổ nhằm đảm bảo tính thực tế của số liệu báo cáo.
Quá trình này có thể được áp dụng cho các loại báo cáo kế toán khác mà bạn muốn tạo. Hiện nay, phần mềm kế toán Safebooks của Arito đã cho ra tính năng tùy chỉnh báo cáo theo yêu cầu và nhu cầu của doanh nghiệp, tối ưu hơn trong việc quản lý tài chính công ty.
Báo cáo kế toán được sử dụng như thế nào?
Báo cáo kế toán chủ yếu được sử dụng bởi các nhà quản lý cấp cao của doanh nghiệp để đánh giá tình hình tài chính và đo lường kết quả. Quan trọng hơn nữa, những hiểu biết thu thập được từ các báo cáo khác nhau được sử dụng để đưa ra quyết định về chiến lược chung của công ty.
Ví dụ: báo cáo lãi lỗ (P&L) có thể được sử dụng để so sánh kết quả hoạt động với các giai đoạn trước để xem phần nào của doanh nghiệp cần phát triển hoặc thu hẹp. Bảng cân đối kế toán cho thấy mức độ thanh khoản của một công ty – có bao nhiêu tiền mặt sẵn có để đầu tư mở rộng kinh doanh. Việc xem xét các tuyên bố này có thể giúp các nhà quản lý xác định địa điểm và cách thức đầu tư các nguồn lực của công ty để cắt giảm chi phí và tối đa hóa doanh thu.
Các nhà quản lý – chủ thể doanh nghiệp không phải là những người duy nhất nhìn vào các báo cáo kế toán để đánh giá khả năng tài chính, hiệu quả hoạt động kinh doanh trong từng giai đoạn, từng bộ phận, khả năng sinh lời. Đọc hiểu và phân tích được các Báo cáo tài chính có ý nghĩa đối với từng nhóm đối tượng như sau:
- Kế toán viên của công ty có thể xem xét các báo cáo để quyết định liệu một số chiến lược thuế có thể có lợi hay không, hoặc khi định giá một doanh nghiệp tiềm năng. Đôi khi các cơ quan quản lý có thể yêu cầu các báo cáo này, tùy thuộc vào ngành mà doanh nghiệp hoạt động.
- Người cho vay (chủ nợ): Ngân hàng và những người cho vay khác đánh giá tình trạng tài chính của công ty để quyết định xem công ty đó có đủ điều kiện để vay hay không. Các ngân hàng có các biểu mẫu và báo cáo riêng cần được hoàn thành như một phần của đơn xin vay vốn , các báo cáo tài chính của công ty có thể cung cấp dấu hiệu sơ bộ về việc liệu một doanh nghiệp có đủ điều kiện hay không.
- Cổ đông: Trước khi đưa ra quyết định đầu tư, các nhà đầu tư luôn mong muốn nắm bắt được tình hình của công ty. Mối quan tâm của các nhà đầu tư lúc này sẽ là tình hình tài chính của công ty đó có tốt không? Khả năng thanh toán như thế nào? Khả năng sinh lợi của công ty đó trong tương lai ra sao? Và mức độ rủi ro khi đầu tư vào doanh nghiệp đó thế nào…
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp sẽ là câu trả lời cho những thắc mắc đó của nhà đầu tư để họ đưa ra quyết định có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay không.
Cũng giống như những nhà đầu tư, báo cáo tài chính doanh nghiệp cũng đóng vai trò cung cấp thông tin để các chủ nợ cân nhắc, tính toán và quyết định có nên cho doanh nghiệp đó vay tiền hay không. Vì các vấn đề quan tâm của chủ nợ lúc này sẽ là công ty đó vay nợ để làm gì? Hiện tại nợ là bao nhiêu? Khả năng thanh toán ngắn hạn, dài hạn và khả năng sinh lời của vốn thế nào? Nguồn tiền trả nợ của công ty từ đâu?…
Nếu số liệu trong Báo cáo tài chính chứng minh được nhiều nguồn trả nợ thì khả năng doanh nghiệp được vay là cao. Thông tin từ việc phân tích báo cáo tài chính sẽ đưa ra các quyết định cho vay phù hợp với tối tượng cụ thể. Đồng thời hạn chế rủi ro thấp nhất cho các chủ cho vay. - Công ty bảo hiểm: Công ty bảo hiểm có thể xem xét tình hình tài chính của công ty để xác định loại hình bảo hiểm mà doanh nghiệp có thể cần và mức độ bảo hiểm có thể được yêu cầu để cung cấp cho nó sự bảo vệ đầy đủ.
Ngoài ra, việc đọc và phân tích báo cáo tài chính cũng mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho một số đối tượng khác như chính quyền địa phương, cán bộ – công nhiên viên trong công ty, các số liệu trong báo cáo có thể hỗ trợ trong các hoạt động như ký kết hợp đồng, đấu thầu, mua lại hoặc sáp nhập…
Đây là một số minh họa lý do tại sao việc có thể tùy chỉnh báo cáo tài chính lại quan trọng ‒ chúng giúp bạn cung cấp thông tin chi tiết tốt hơn cho các cổ đông, người cho vay, kế toán viên và những người khác có thể xem xét chúng.
Phần mềm báo cáo kế toán
Rất may, tất cả các loại báo cáo kế toán có thể được tạo dễ dàng bằng cách sử dụng hầu hết các gói phần mềm kế toán có sẵn và các báo cáo này có thể được cập nhật liên tục để cung cấp thông tin chi tiết về những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của bạn và tình hình tài chính của công ty.
Nếu bạn định đầu tư vào phần mềm kế toán để giúp theo dõi tài chính của công ty, bạn nên chắc chắn rằng nó có khả năng tạo các báo cáo này một cách dễ dàng. Một số tùy chọn phổ biến bạn nên kiểm tra bao gồm:
- Khả năng điều chỉnh khung thời gian và so sánh kết quả với cùng kỳ những năm trước
- Tùy chọn bao gồm hoặc loại trừ cụ thể các tài khoản hoặc mục hàng riêng lẻ
- Khả năng thêm ghi chú giải thích các kết quả không điển hình trong các tài khoản hoặc danh mục cụ thể
- Các phương án để tạo báo cáo tùy chỉnh của riêng từng doanh nghiệp hiển thị thông tin quan trọng nhất đối với công ty.
Những tính năng này sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt để phân tích tình hình tài chính của công ty và đưa ra những quyết định sáng suốt nhất về việc quản lý doanh nghiệp.
Ngoài ra, để giải quyết các vướng mắc trong quá trình lập báo cáo tài chính, Safebooks.vn mời quý độc giả tham dự Hội thảo trực tuyến: “GIAO DỊCH LIÊN KẾT – GIẢI ĐÁP THẮC MẮC CÁC VẤN ĐỀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH, QUYẾT TOÁN THUẾ NĂM 2022”
Đăng ký tại: http://bit.ly/3F01uF6
THAM GIA ZALO GROUP ĐỂ NHẬN THÔNG TIN & TÀI LIỆU HỘI THẢO: https://zalo.me/g/hazowr488