Năm vừa qua, Arito và Phổ Đình đã tiến hành nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ERP Arismart với phạm vi dành cho chuỗi hệ thống Nhà hàng BBQ (Uraetei Yakiniku) và Nhà hàng Sushi (Sushi Uraetei).
Phổ Đình là một thương hiệu ẩm thực cao cấp từ Nhật Bản kinh doanh chủ yếu về ẩm thực mang hương vị Nhật Bản với chuỗi Nhà hàng BBQ (Uraetei Yakiniku) và Nhà hàng Sushi (Sushi Uraetei). Hiện nay tại Việt Nam, Phổ Đình có 15 nhà hàng cao cấp, tọa lạc tại các tuyến đường trung tâm của TP HCM, Đồng Nai và Đà Nẵng. Đang trên đà phát triển, Phổ Đình định hướng sẽ mở rộng quy mô trở thành chuỗi nhà hàng cao cấp hàng đầu tại Việt Nam trong vài năm tới.
Với định hướng phát triển như vậy, Phổ Đình cần một giải pháp quản lý tổng thể để kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quy trình từ nhà xưởng, văn phòng đến nhà hàng, và sản phẩm Arismart của Arito là lựa chọn phù hợp nhất, xét về phương diện giải pháp, triển khai và chi phí.
Hợp đồng được ký kết vào cuối tháng 11/2019 và 1 bài toán khó mà Ban Giám Đốc Phổ Đình đặt ra cho đội dự án Arito là có thể chuyển đổi hệ thống, áp dụng phần mềm vào đầu năm 2020. Để đáp ứng được mong muốn này, đội dự án của Arito được thiết lập gồm các anh chị có kinh nghiệm trong việc triển khai các chuỗi nhà hàng lớn. Cùng với sự quyết tâm của 2 bên, đầu năm 2020 Phổ Đình chính thức chuyển đổi từ các phần mềm quản lý kho, quản lý tài chính kế toán rời rạc hiện tại qua Arismart.
Trong 1 năm mà khó khăn chồng chất khó khăn đối với toàn ngành kinh tế nói chung và lĩnh vực nhà hàng nói riêng, thì dự án tạm thời bị gián đoạn vào đợt giãn cách xã hội do dịch Covid 19 vào tháng 3 (các nhà hàng phải đóng cửa không kinh doanh trong tháng 3 và 4). Tuy nhiên, sự gián đoạn này không ảnh hưởng tới kế hoạch nghiệm thu tổng thể dự án, bởi cả 2 đội dự án đã cùng chạy đua với thời gian để hoàn thành mục tiêu đề ra ban đầu.
Các phân hệ trong giải pháp ERP của Phổ Đình bao gồm:
- Quản lý tài chính kế toán.
- Quản lý quy trình mua hàng.
- Quản lý bán hàng: Kết nối với phần mềm bán lẻ POS của F2Tech (tên gọi cũ là Trí Tuệ Trẻ POS).
- Quản lý kho
- Giá thành nhiều công đoạn cho nhà xưởng và nhà hàng.
- Quản lý thiết bị.
Hệ thống đã giúp Phổ Đình xử lý được các vấn đề đặc thù như:
- Quản lý quy trình đặt hàng từ nhà hàng về kho tổng/ nhà xưởng: Gợi ý đặt hàng cho nhà hàng dựa theo dữ liệu bán ra trong quá khứ, định mức món ăn và các hệ số tồn kho. Cho phép nhà xưởng thống kê đặt hàng tại các cửa hàng và lên kế hoạch sản xuất hoặc nhập hàng từ nhà cung cấp.
- Giá thành: Bài toán giá thành 2 công đoạn: công đoạn 1 tại nhà xưởng sản xuất, công đoạn 2 tại nhà hàng. Với đặc thù ở nhà xưởng, thì phần xử lý điều chuyển nội bộ và tính giá thành là phần phức tạp và chiếm nhiều thời gian xử lý nhất trong suốt quá trình triển khai.
- Kết nối bill bán lẻ từ POS và tự động tạo phiếu thu theo ngày, cửa hàng và hình thức thanh toán.
- Các nghiệp vụ bán hàng và xử lý kho nội bộ (điều chuyển nội bộ).
- Quản lý hợp đồng, đơn hàng của nhà cung cấp, trong đó 1 nội dung quan trọng là triển khai kiểm soát thời hạn các loại giấy chứng nhận và tự động nhắc nhở khi hết hạn đối với hàng hóa của nhà cung cấp (đối với 1 chuỗi nhà hàng như Phổ Đình thì chất lượng nguyên vật liệu là ưu tiên số 1).
- Quản lý thiết bị tại cửa hàng: kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hàng năm, yêu cầu và duyệt các yêu cầu sửa chữa thiết bị cũng như tính năng ghi nhận chi phí sửa chữa qua kế toán.
Chia sẻ về dự án, chị Kim Chung, Kế toán trưởng Phổ Đình nhận xét:
“Tổng quan chung, Arito đã làm rất tốt vai trò của mình, bằng một câu nói “Không đâu bằng Arito”:
Đáp ứng kịp thời và chuyển hóa từ ý tưởng của người dùng vào người máy rất nhanh chóng và đúng chuẩn.
Làm việc rất chuyên nghiệp, khoa học, phản hồi kịp thời những yêu cầu cũng như thắc mắc nhanh gọn.
Nhân viên rất thân thiện, tận tụy với nghề.”
Chị không quên nhắc: “Sau nghiệm thu, rất mong được Arito giữ vững phong độ như khi mới bắt đầu mình gặp nhau“.
Chị Kim Chung và đại diện đội dự án Arito
Arito cũng hi vọng rằng, giải pháp của chúng tôi đã, đang và sẽ góp phần vào sự phát triển lớn mạnh của Phổ Đình. Chúc cho sự gắn kết của 2 bên sẽ nguyên vẹn như ngày đầu như lời chia sẻ của chị Chung.